Zakup i praca z urządzeniem fiskalnym

Bez względu na to, czy jest się małym przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobowy sklep, czy też właścicielem dużej sieci supermarketów obowiązek posiadania oraz korzystania z kasy fiskalnej posiada każdy, kto świadczy usługi wymagające rejestracji sprzedaży. Niedopełnienie ustanowionych przepisów może nieść za sobą bardzo nieprzyjemne konsekwencje. Co warto wiedzieć przed zakupem kasy fiskalnej i o czym pamiętać używając tego urządzenia?

O czym należy pamiętać kupując kasę fiskalną?

Przed rozpoczęciem rejestrowania swojej sprzedaży za pomocą urządzenia fiskalnego przedsiębiorca powinien złożyć odpowiedni wniosek do naczelnika swojego urzędu skarbowego. Pismo to powinno zawierać wszelkie informacje na temat ilości kas, które planujemy zakupić, miejscu ich instalacji oraz terminie rozpoczęcia rejestracji sprzedaży.

Po zakupie wybranej kasy fiskalnej konieczne jest przeprowadzenie tak zwanej fiskalizacji, która jest konieczna do rozpoczęcia prowadzenia zapisu na urządzeniu. Czynność ta wykonywana jest wyłącznie przez uprawnioną do tego firmę serwisową. Wprawdzie jest to jednorazowa procedura, jednak warto zdecydować się na firmę, u której nabyliśmy kasę fiskalną, ponieważ w przyszłości koniczne będzie wykonywanie przeglądów technicznych urządzenia i dobrze jest nawiązać współpracę ze sprawdzonym partnerem, jakim jest np. firma Ras. Po przeprowadzeniu fiskalizacji należy ten fakt zgłosić w urzędzie skarbowym w terminie do siedmiu dni. W tym momencie przedsiębiorca otrzyma specjalny numer identyfikacyjny do naniesienia na urządzenie fiskalne.

Zasady pracy z urządzeniem fiskalnym

Po rozpoczęciu rejestracji ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej ważna jest również konieczność przechowywania kopii wszystkich wydanych paragonów przez okres pięciu lat. Sama metoda ich archiwizacji jest ściśle powiązana z modelem posiadanego urządzenia rejestrującego. Dostępne na rynku kasy fiskalne oferują dwa sposoby przechowywania paragonów, mianowicie formę papierową oraz elektroniczną.

Wybierając opcję z papierową archiwizacją danych możemy liczyć się z niższymi kosztami zakupu samego sprzętu. Jednak dużą wadą tego systemu są zdecydowanie wyższe koszty eksploatacyjne związane z koniecznością zakupu dodatkowej drugiej rolki papieru niezbędnej do drukowania kopii paragonów. Należy również pamiętać o znalezieniu bezpiecznego miejsca do przechowywania wszystkich wydrukowanych paragonów zawierających dane swoich klientów.

Elektroniczne przechowywanie danych z paragonów jest o tyle wygodniejsze, że nie musimy przejmować się, gdzie ulokujemy kopie wszystkich wygenerowanych paragonów przez tyle lat, ponieważ kasa fiskalna tego typu drukuje wyłącznie jeden egzemplarz paragonu dla klienta. Kopia tego dokumentu zapisywana jest na wbudowanej karcie pamięci. Decydując sie na kasy z kopią elektroniczną należy mieć na uwadze wyższy wydatek przy zakupie sprzętu fiskalnego jednak komfort pracy oraz koszty jego użytkowania są znacznie niższe niż w pierwszym przypadku.

W celu długoletniej współpracy z urządzeniem fiskalnym nie należy zapominać o wykonywaniu przeglądów technicznych. Obowiązujące przepisy określają, że stan techniczny kasy fiskalnej powinien być sprawdzany przynajmniej raz na dwa lata. Przegląd ten polega na konserwacji urządzenia fiskalnego, sprawdzeniu jego stanu technicznego oraz wykluczeniu bądź naprawie usterek. Przegląd techniczny powinien być wykonany wyłącznie przez uprawnionego do tego specjalistę.

Stając przed wyborem odpowiedniej dla swojego przedsiębiorstwa kasy fiskalnej zazwyczaj głównym decydentem jest cena. Nie powinna ona jednak przeważać w podjęciu decyzji o wyborze urządzenia, ponieważ bardzo często jej wysokość ma również wpływ na jakość i posiadane dodatkowe opcje. Urządzenia fiskalne popularnych marek dają gwarancję wysokiej jakości oraz pewność, że klient zawsze otrzyma profesjonalną obsługę serwisową.