Księgowość uproszczona – księgi przychodów i rozchodów (KPiR)

W Polsce w zależności od rocznych przychodów, wielkości przedsiębiorstwa i kilku innych czynników, przedsiębiorcy, mają możliwość wyboru metody ewidencjonowania podatków. Mowa o prowadzenia księgowości na zasadach ogólnych – księgowość pełna i jej księgi rachunkowe – oraz tych uproszczonych. W drugim przypadku wyróżnia się karty podatkowe, ryczałt ewidencjonowany i najczęściej wykorzystywane księgi przychodów i rozchodów (KPiR).

Jakie podmioty gospodarcze muszą prowadzić KPiR?

Prawo wyznacza warunki, które obligują przedsiębiorstwa do prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów. Są nimi następujące okoliczność:

• prowadzenie działalności w formie spółki jawnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych, lub spółek partnerskich,
• prowadzenia działalności w formie prawnej osoby fizycznej,
• wykonywanie działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
• prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, w przypadku zgłoszenia chęci prowadzenia KPiR,
• inne wynikające z ustawy.

Warto przy tym jednak pamiętać, że przekroczenie rocznego przychodu o równowartości w walucie polskiej (kurs podaje NBP) 2 milionów euro, wiąże się z koniecznością przejścia przedsiębiorstwa z księgowości uproszczonej na pełną. W takich sytuacjach ważna jest pomoc biegłych rewidentów, którzy oferują również stałe usługi księgowo-rachunkowe i kadrowo-płacowe. Jednym z polecanych specjalistów z branży, jest biegły rewident Anna Obara, której kancelaria mieści się w Warszawie.

Co ujmowane jest w księgach przychodów i rozchodów?

W księgach przychodów i rozchodów, ujmowane są wszystkie niezbędne do rozliczeń podatkowych – i nie tylko – operacje finansowe firmy. Warto przy tym wiedzieć, że przy prowadzeniu księgowości uproszczonej, ważne jest również tworzenie ewidencji środków trwałych, niematerialnych oraz prawnych, które są bardzo ważne, ale nie wchodzą w skład KPiR. Uszczegóławiając w księgach przychodów i rozchodów, bezsprzecznie należy ujmować wszelkiego rodzaju przychody – np. ze sprzedaży – operacje zakupu towarów, czy materiałów, koszty uboczne, a także wydatki, m.in. w formie wynagrodzeń gotówkowych, czy tych w naturze (świadczenia rzeczowe).

KPiR w formie elektronicznej

Obecnie księgi przychodów i rozchodów, mogą być prowadzone w formie elektronicznej. Potrzeba do tego jednak często bardzo złożonych systemów, którymi dysponują biegli rewidenci oraz biura rachunkowo-księgowe. Technologia ta musi spełniać również kilka norm. Przede wszystkim wymagane jest to, aby pozwała ona na trwałe i bezpieczne archiwizowanie danych, a także na ich przetworzenie do formy analogowej dla instytucji kontrolnych. Wydrukowane zapisy muszą być uporządkowane chronologicznie, zgodnie ze wzorem księgi. Ważne jest także to, aby program do księgowości posiadał pisemną instrukcję obsługi. Brak stosowania się do tychże zasad, może skutkować nawet karami finansowymi.