Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji płacowej
Biuro i firma
Prowadzenie własnej działalności to cała masa ,,papierkowej roboty''. Formalności, wiążące się z zarządzaniem przedsiębiorstwem, często mogą przerosnąć jedną osobę, dlatego zatrudnia się w tym celu wykwalifikowanych pracowników. Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem i przebiegiem pracy pracowników, co wynika z Kodeksu Pracy. Nie da się ukryć, że aby poprawnie wywiązać się z tego obowiązku, należy posiadać wiedzę i znać skomplikowane przepisy prawne.
Co wchodzi w skład dokumentacji płacowej?
Na dokumentację płacową przede wszystkim składają się źródła prawa i akty decyzyjne, dokumenty pracownicze, a także okresowa dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa. Jest to więc regulamin wynagradzania – akty normatywne, interpretacje urzędowe ww. przepisów,orzecznictwo sądowe w sprawach płacowych, opinie prawne dotyczące wynagrodzeń, uchwały, zarządzenia i postanowienia przedsiębiorstwa w sprawach płacowych, zaświadczenia, sprawozdawczość odnośnie zatrudnienia i płac, analizy płac, raporty, ekspertyzy, wnioski oraz wszelka korespondencja płacowa. Warunki pracy i wynagrodzenia, ustalane pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, regulowane są za pośrednictwem dokumentów, takich jak: porozumienia, orzeczenia sądu pracy, aneksy do umowy – one również wchodzą w skład dokumentacji płacowej.
Przechowywanie dokumentacji płacowej
Kwestie przechowywania dokumentacji płacowej wynikają z obowiązujących przepisów emerytalno-rentowych, prawa pracy i archiwizowania dokumentacji. Zgodnie z tymi zasadami, akta osobowe oraz płacowe muszą być przechowywane przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Ważny jest jednak nie tylko czas przechowywania, ale również warunki. Takie dokumenty powinny znajdować się w zabezpieczonym miejscu, niedostępnym dla osób nieupoważnionych. Muszą być również zachowane środki ochrony przed zniszczeniem oraz kradzieżą.
Kto zajmuje się prowadzeniem dokumentacji płacowej?
Dokumenty przygotowywane są zwykle przez służby kadrowe lub przełożonych. Z uwagi na to, jak ważna jest ta kwestia, warto powierzyć ją osobom wykwalifikowanym. Wielu przedsiębiorców decyduje się na podjęcie współpracy z biurem rachunkowym, takim jak Wanda Biuro rachunkowe. Jest to wygodne rozwiązanie. Ponadto mamy pewność, że wszystkie dokumenty zostaną sporządzone w poprawny sposób.
