Wyprowadzanie zaległości w rozliczeniach firmy - jak zrobić to szybko i skutecznie?

Zarówno prowadzenie pełnej, jak i małej księgowości jest czasochłonne i wymaga rzetelnej wiedzy z zakresu rachunkowości i prawa podatkowego. Nieuporządkowane rozliczenia rodzą ryzyko powstania zaległości, które mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Jakie są przyczyny powstawania zaległości w rozliczeniach firmy? Jak przebiega uporządkowywanie rachunkowości w przedsiębiorstwie? Dowiesz się tego wszystkiego z niniejszego artykułu.

Przyczyny i skutki powstawania zaległości w rozliczeniach firmy

Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - zaległością podatkową jest nieopłacony w wyznaczonym terminie podatek lub zaliczka na podatek. Jeśli niedbałość ta zostanie wykryta podczas kontroli skarbowej, wówczas konieczne jest pilne skorygowanie powstałych błędów. W przeciwnym razie może zostać naliczona kara grzywny, a w skrajnych przypadkach grozi nawet więzienie.

Wszelkie zaległości powstają wówczas, gdy w księgowości firmy nie zostaną odnotowane operacje rachunkowe, podatkowe czy ubezpieczeniowe. Jak zauważa Grażyna Sałyga z Biura rachunkowego Sagra - błędy zdarzają się najczęściej u tych przedsiębiorców, którzy decydują się samodzielnie prowadzić księgowość w firmie lub zatrudniają w tym celu nierzetelnego księgowego. Wystarczy w takiej sytuacji opóźnienie w przesłaniu deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego lub nieregularne wprowadzanie zapisów w księgach przychodów i rozchodów.

Bardzo często przyczyna  powstania zaległości tkwi w czasowej niedyspozycji zatrudnionego księgowego. W małych firmach, które nie korzystają z usług outsourcingowych, zwykle pracownik nie może być zastąpiony i tak długo, jak jest poza biurem, księgi nie są uzupełniane na bieżąco.

Wielu przedsiębiorców po doświadczeniu skutków zaległości w rozliczeniach firmy uświadamia sobie, jak ważne są kwalifikacje osoby odpowiedzialnej za rachunkowość. Nie wystarczy uzyskanie uprawnień do wykonywania tego zawodu. Praca ta wymaga permanentnego dokształcania i śledzenia wprowadzanych zmian w prawie.

Na czym polega wyprowadzanie zaległości w rozliczeniach firmy

Wyprowadzanie zaległości w rozliczeniach firmy powinno być przeprowadzane przez biuro rachunkowe, posiadające doświadczenie w tym zakresie. Usuwaniem nieścisłości i nadrabianiem zaległości nie powinien zajmować się księgowy, który na co dzień dba o rachunkowość firmy. Ponieważ to on jest odpowiedzialny za powstanie błędów - może nie umieć ich naprawić bądź zwyczajnie ich nie zauważyć. Z tej przyczyny warto sięgnąć po wsparcie firmy outsourcingowej.

Zatrudniony w niej specjalista, zanim przystąpi do pracy, dokładnie przeanalizuje wszystkie dokumenty księgowe, które pozwolą mu ocenić sytuację, w jakiej znalazło się obsługiwane przezeń przedsiębiorstwo. Będzie on również reprezentantem w postępowaniu przed Urzędem Skarbowym i pozostałymi instytucjami oraz zajmie się obsługą trwających kontroli podatkowych i prowadzonych audytów.

Po opracowaniu harmonogramu działań specjalista przystępuje do uzupełnienia brakujących dokumentów i wprowadzania stosownych poprawek do tych istniejących. Mowa tu o księgowaniach, ewidencjach, sprawozdaniach i deklaracjach. W porozumieniu z przedsiębiorcą ustala również terminy spłat zaległych podatków i składek.

Niezwykle istotne jest, by po zakończeniu wyprowadzania zaległości w rozliczeniach firmy zdyscyplinować zatrudnionego księgowego do bieżącego aktualizowania rachunkowości lub (co daje większą pewność co do jakości obsługi) zdecydować się na outsourcingowe biuro rachunkowe.