Jak badać efektywność procesów biznesowych?

Procesy biznesowe powinny być tak ułożone, aby wspierały cele strategiczne Twojego przedsiębiorstwa, a przy okazji sprzyjać pomnażaniu zysków i rozwojowi firmy. Niestety, wiele podmiotów, choć na co dzień prowadzi liczne procesy biznesowe, nie bada ich efektywności, więc nie może ocenić, na ile procesy wspierają firmę w codziennej działalności. W jaki sposób można zmierzyć skuteczność swoich działań? Czy praca włożona w pomiary procesów się zwraca?

Badanie efektywności procesów biznesowych w pracy biurowej

Praca biurowa jest specyficzna. Pracownicy na stanowiskach biurowych wykonują swoje obowiązki przy komputerze, a ich działania na ogół nie mają fizycznych rezultatów, niemniej najczęściej to pracownicy umysłowi najwięcej kosztują firmę. O to, jaką metodą badana jest efektywność procesów biznesowych w biurze, zapytaliśmy specjalistę z Novapraxis:

Opracowaliśmy autorską metodę „Total Activities Management”. Polega ona na tym, że za pomocą stacji pomiarowej pracownik w sposób ciągły raportuje czas wykonywanych czynności. Specjalna aplikacja oblicza czas wykonania czynności oraz przerwy między nimi, a dane są wysyłane na serwer w czasie rzeczywistym. Drugim rozwiązaniem jest wykorzystanie specjalnej aplikacji WWW, która umożliwia pracownikom rejestrowanie wykonywanych czynności raz dziennie. Kluczem jest tu przygotowanie mapy czynności dopasowanych do specyfiki danego stanowiska i danej firmy. Poza czynnościami dedykowanymi dla danego stanowiska pracownik ma możliwość rejestrowania także tych na ogół pomijanych na ogół, jak: przygotowanie środowiska pracy, spotkania, przestoje, czynności organizacyjne, projekty wewnętrzne, wprowadzanie nowych pracowników etc. Opracowana przez nas mapa czynności obejmuje ok. 150‒500 czynności na dział, przy czym dla każdego pracownika przypada nie więcej niż 15 czynności dziennie.

Stacje pomiarowe wynajmujemy na czas pomiaru, natomiast  aplikacja do pomiaru jest udostępniana w modelu cloud. Nasi specjaliści czuwają nad szczegółowością danych dostarczanych przez pracowników. To zapewnia obiektywność pomiaru.

Badaniem efektywności obejmuje się wszystkich pracowników w danym dziale. Dzięki temu można wskazać np. czynności niepotrzebnie dublowane, minimalny i maksymalny czas przeznaczany na podobne zadania, a także te z nich, które są zbędne (np. tworzenie raportów, których nikt nie czyta). Dla ok. 100 pracowników w 1 miesiącu powstaje ok. 12 000 wpisów. Jest to na tyle duża próbka danych, że nie ma mowy o manipulacji danymi wynikowymi.

Badanie efektywności procesów w pracy fizycznej

Zupełnie inaczej wygląda pomiar procesów biznesowych dla pracowników fizycznych, np. w produkcji, logistyce, sklepach. Ponieważ jest ona powtarzalna, próbka pracowników może być mniejsza, podobnie jak czas badania.

Są dwa sposoby na pomiar efektywności pracy fizycznej:

1. Pierwszy polega na tym, że pracownik raportuje, ile czasu poświęcił na poszczególne czynności, np. załadunek czy wyładunek towaru. Służą do tego stacje pomiarowe – tablety ze specjalnym oprogramowaniem o prostym interfejsie. Wyniki pomiarów trafiają na serwer i tam są gromadzone oraz analizowane przez specjalistów. Stację pomiarową można skonfigurować tak, aby po zbliżeniu się pracownika do stacji pomiarowej wyświetlała się lista czynności danego pracownika, a on może oznaczyć np.: numer zlecenia, liczbę wykonanych sztuk danego produktu. System raportuje dokładny czas zarejestrowania danej czynności.

2. Drugie rozwiązanie wymaga obserwacji przez analityka, który zaznacza w aplikacji, jakie zadanie wykonywał pracownik, ile czasu mu zajęło, ile przedmiotów wykonał. Czynności są rejestrowane w sposób ciągły. Wadą tego rozwiązania jest to, że nie możemy wykonywać obserwacji pracy więcej niż jednego stanowiska równolegle.

Dlaczego warto mierzyć efektywność procesów biznesowych?

Wiedza na temat tego, jak efektywne są poszczególne procesy, pozwala wskazać obszary do poprawy. Może się okazać, że tę samą pracę wykonują dwie osoby albo przeciwnie – że jedna jest przeładowana obowiązkami, więc rezultaty są niskiej jakości. Pomiary efektywności to pierwszy krok do optymalizacji procesów biznesowych, minimalizacji kosztów (np. ograniczenia zatrudnienia albo wykonywania większej liczby zadań w tym samym czasie) i podniesienia jakości pracy. Dla wielu firm, zwłaszcza tam, gdzie istnieje wysoka świadomość znaczenia procesów, dane o czasie obsługi czynności procesowych są bardzo ważne, pozwalają bowiem opracować strategię Business Change, wskazując obszary firmy, które powinny ulec zmianie. Każda organizacja ma swoją kulturę, która określa zakres działań, jakie firma musi wykonać, aby dokonać zmiany, tj. przyszłe korzyści z przeprowadzenia zmiany, koszty wewnętrzne przeprowadzenia zmiany oraz opór pracowników przed zmianą. Dane z pomiaru dają dwie istotne informacje dla kierownictwa firmy, tj. określają koszt obecnie wykonywanych czynności, pozwalają również określić wartość przyszłych korzyści. Wartość przyszłych korzyści oraz koszt wewnętrzny zmiany muszą być większe niż opór, na jaki organizacja może napotkać wśród pracowników.