Zalety powierzenia obsługi kadrowej partnerowi zewnętrznemu

Wiele osób zakłada firmę dlatego, że są specjalistami w swoim fachu. Nie oznacza to jednak, że znają się także na administrowaniu przedsiębiorstwem. Czasem dla biznesu lepsze jest powierzenie obsługi kadrowej zewnętrznemu partnerowi. Jakie są zalety takiego rozwiązania? Dla kogo będzie ono najlepsze? Oto najważniejsze informacje dla osób myślących o powierzeniu obsługi kadrowej fachowcom.

Obsługa kadrowa – co to jest?

Obsługa kadr w firmie wymaga szerokiej wiedzy z zakresu prawa pracy, które – przyznajmy – do najprostszych nie należy. Dodatkowo, aby nie popełnić błędu, trzeba być z nim na bieżąco, a zmiany w prawie nie są niczym niezwykłym. Dla osób, które się na tym nie znają, obsługa kadrowa może przypominać przejażdżkę monocyklem po polu minowym.

Osoba zatrudniona w dziale kadr zajmuje się dokumentacją dotyczącą kapitału ludzkiego firmy. Prowadzi akta osobowe każdego z pracowników. Zaliczają się do nich umowy, wnioski urlopowe, zwolnienia, zaświadczenia z badań i inne. Kadrowa rozlicza czas pracy i dba o to, aby każdy otrzymał wynagrodzenie na czas. Także na jej barkach spoczywa odpowiedzialność współpracy z instytucjami takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy urząd skarbowy.

Dlaczego warto zlecać na zewnątrz obsługę kadrową?

Największą zaletą powierzenia obowiązków kadrowych fachowcom z zewnątrz jest uwolnienie zasobów firmy i ukierunkowanie ich na strategiczne aspekty działalności. Przykładowo – jeżeli w ramach niewielkiej firmy mamy własne studio graficzne złożone wyłącznie z grafików, to delegowanie kogokolwiek do spraw kadrowych przyniesie więcej strat niż pożytku, ponieważ osoba ta będzie oderwana od swoich normalnych obowiązków, będzie musiała się przeszkolić, a i tak nie ma gwarancji, że będzie wykonywała swoje obowiązki w sposób zapewniający pełną zgodność z prawem pracy. Straty wynikają zatem po pierwsze z tego, że na dobrą sprawę tracimy pracownika, a po drugie – jego błędy przy wykonywaniu obowiązków kadrowych mogą być kosztowne. Tymczasem zatrudnienie kolejnego pracownika do obsługi wyłącznie kadr nie wchodzi w grę. Na szczęście nie jest to sytuacja patowa, bo profesjonalna obsługa kadrowa jest dostępna na zasadzie outsourcingu.

Co zyskujemy? Przede wszystkim kompleksową obsługę i gwarancję profesjonalizmu. Firmy świadczące usługi kadrowe na rzecz innych przedsiębiorstw dysponują wiedzą i doświadczeniem (np. www.biuro-wawrzynek.pl). Dodatkowo zawsze mamy do kogo zwrócić się po poradę. Oprócz tego po naszym upoważnieniu biuro może nas reprezentować wobec różnych urzędów, co zdejmuje z naszej firmy ciężar odpowiedzialności. Nie można także pominąć aspektu finansowego – oddanie swoich spraw kadrowych osobom z zewnątrz jest tańsze niż zatrudnianie kolejnego pracownika, a dodatkowo pozwala oszczędzić czas i uniknąć kosztownych błędów. Firma może zająć się dokładnie tym, do czego została stworzona, a „papierologią” zajmują się specjaliści. Czy to nie układ idealny?