Jak przeprowadzić biuro nie zakłócając organizacji pracy?

Jakkolwiek byśmy do tego nie podeszli, przeprowadzka zawsze okazuje się trudnym przedsięwzięciem natury logistycznej – sama ilość rzeczy, które musimy bezpiecznie przetransportować w nowe miejsce może przyprawić nas o ból głowy, a to absolutnie nie koniec naszych zmartwień. Chociaż już przenosiny kilkuosobowej rodziny do innego mieszkania okazują prawdziwym wzywaniem, co możemy powiedzieć o relokacji całej firmy, zatrudniającej kilkanaście lub kilkadziesiąt pracowników?

Kiedy dana korporacja prężnie się rozwija, przychodzi w końcu najwyższy czas na znalezienie nowej siedziby. Niezależnie od tego, czy po prostu w starym biurze zaczyna brakować miejsca, czy też zarząd zdecydował się na inną, pod wieloma względami atrakcyjniejszą i bardziej reprezentatywną lokalizację, zupełnie niezakłócający pracy, proces przeprowadzki nie będzie możliwy bez pomocy wyszkolonych w tej materii w fachowców. Chodzi przecież nie tylko o przeniesienie mebli, czy nawet sprzętu komputerowego, ale również o odpowiednie zajęcie się poufnymi dokumentami oraz innymi, niezmiernie istotnymi ze strategicznego punktu widzenia, przedmiotami.

Oferta firm przeprowadzkowych

Na szczęście, specjalistyczne przedsiębiorstwa zajmujące się instytucjonalnymi i biznesowymi przeprowadzkami, takie jak chociażby prowadzący swą działalność w największych polskich miastach Autor, posiadają wszystko, co tylko okaże się potrzebne w zakrojonych na wielką skalę przenosinach. To powiedziawszy, dobrze – miejmy nadzieję – nakreślając rozmiary problemu, przejdźmy już do właściwej części naszego tekstu, szukając przy tym odpowiedzi na pytanie postawione w jego tytule.

Szczegółowo się do wszystkiego przygotuj

Musimy zapamiętać, że zmiana lokalizacji biura zawsze musi być starannie przemyślana – tutaj po prostu nie ma miejsca na jakiekolwiek niedociągnięcia. Być może racjonalne spojrzenie na obecne wyposażenie pozwoli nam pozbyć się pewnej ilości mało przydatnych rzeczy, które w nowym miejscu tylko by zawadzały; wiedzmy, że tego typu praktyczne podejście powinno nam towarzyszyć od początku aż do samego końca. Nic nie zastąpi naprawdę dobrego planu. Działanie na oślep i liczenie na szczęście doprowadzi jedynie do trudnego do opanowania chaosu. Z pewnością nie chcielibyśmy, by wszystko to negatywnie odbiło się na pracy całej firmy, nie mówiąc już o zaistnieniu sytuacji, w której większy przestój okazałby się jedynym wyjściem.

Precyzyjnie określ termin przenosin

Nie będzie żadnym zaskoczeniem to, że termin odgrywa tutaj kluczową niemal rolę. Na pewno – choć czasem ciężko to z góry przewidzieć – zrezygnuj z przenoszenia się w tak zwanych gorących okresach, rezerwując raczej dni, w których cała firma będzie miała zdecydowanie mniej obowiązków. Rozpisując agendę relokacji, od razu zasięgnijmy rady przedstawiciela firmy przeprowadzkowej, by z dużą dokładnością określić ilość dni, jakiej wymagać będzie zakończenie wszystkiego sukcesem.

Przekaż informacje pracownikom

Nie ma nic gorszego, niż trzymanie istotnych informacji w tajemnicy przed pracownikami – skutki takich praktyk zawsze powodują pewne, ciężkie do odwrócenia szkody. W tym przypadku nie wystarczy proste zasygnalizowanie, że szykuje się większa zmiana. Musimy podzielić się dokładnym terminem, a także pełną procedurą operacji, najlepiej jeszcze zawczasu pytając naszych podwładnych o zdanie – z dużym prawdopodobieństwem przecież wpadną oni na praktyczne pomysły, pozwalające zorganizować wszytko jeszcze lepiej. Jeśli odpowiednio zaangażujemy partnerów, każdy z nich, we własnym zakresie będzie mógł rozpocząć pakowanie, uwzględniając przy tym oczywiście inne swoje obowiązki.

Zaufaj profesjonalistom

Jeśli należycie się przygotujemy, dostosowując się przy tym do rad znającego się na tym przedsiębiorstwa, a później zaś właściwą część pracy zostawimy owym specjalistom, całość nie okaże się niczym strasznym, wydając nam się raczej przyjemnym i potrzebnym doświadczeniem. Szczególnie zaś docenimy kompleksowość wyręczających nas działań, a także sprawność i bezproblemowość o jakiej wcześniej tylko marzyliśmy.