Jak sprawnie przeprowadzić relokację biura?

Decyzja o przeniesieniu biura to duże wyzwanie logistyczne, które wymaga ścisłego powiązania kwestii operacyjnych, administracyjnych i marketingowych. Zmiana biura to stresujący czas, dlatego tak ważne jest wsparcie zewnętrznych podmiotów, które dopilnują kwestii związanych z przeprowadzką i ułatwią prowadzenie podstawowej działalności biznesowej.

Proces przeprowadzki – jak zachować płynne funkcjonowanie firmy?

Podstawą wszelkich działań związanych z przeprowadzką jest odpowiednia komunikacja między członkami zespołu. Pracownicy powinni być na bieżąco informowani o postępach prac i świadomi kolejnych etapów działań. Rozwiązaniem problemu niespójnej komunikacji jest wyznaczenie koordynatora pełniącego funkcję pośrednika między załogą, kadrą kierowniczą, zarządcą nieruchomości oraz firmą od przeprowadzek. Osoba wyznaczona na to stanowisko powinna dobrze znać rozkład nowego biura, aby skonfigurować przestrzeń zgodnie z wymogami firmy.

Szybka i skuteczna przeprowadzka – o czym pamiętać?

Wczesne rozpoczęcie działań relokacyjnych ma kluczowe znaczenie dla sprawnego przeprowadzenia procesu. Opuszczenie nieruchomości warto zaplanować na minimum tydzień przed datą zakończenia umowy, aby spokojnie przeprowadzić odbiory i uzgodnić protokoły zdania powierzchni.

Przed przystąpieniem do pakowania warto sporządzić listę rzeczy, które zostaną przeniesione do nowego biura. Inwentaryzacja pozwoli ocenić, ile czasu zajmie zabezpieczenie i przygotowanie sprzętów do transportu. Pomimo że firmy transportowe, takie jak Bocian Sp. z o. o., posiadają osprzęt mocujący, który zapobiega przesuwaniu się ładunków, należy dokładnie zabezpieczyć całą elektronikę – a zwłaszcza monitory i inne delikatne elementy wyposażenia biura.

Jak zabezpieczyć sprzęty przed transportem?

Najlepszym sposobem zabezpieczenia sprzętów elektronicznych jest owinięcie ich folią bąbelkową oraz folią typu stretch. Wszystkie dokumenty i inne papiery firmowe powinny zostać zapakowane w pudła i szczelnie zaklejone taśmą – to zapobiegnie chaosowi przy rozpakowaniu.

Aby przyspieszyć prace przeprowadzkowe, każdy pracownik powinien mieć wyznaczone zadania do wykonania. Koordynator wyznacza osoby odpowiedzialne za pakowanie i nadzoruje, czy pracownicy opróżnili swoje biurka.

Firmy przewozowe oferują usługi typu door to door, czyli kompleksową usługę załadunku i rozładunku wraz z doniesieniem towaru w wybrane miejsce. To duże udogodnienie dla pracowników i możliwość szybkiego zakończenia procedury przewozowej.