W jaki sposób niszczyć dokumenty?

Umiejętne zarządzanie dokumentami jest bardzo ważne niemal w każdej firmie, bo pozwala zachować porządek, a także zapewnić bezpieczeństwo wrażliwych danych. Przechowywanie i segregowanie to jednak nie wszystko. Jedną z czynności wchodzącą w zakres zajmowania się aktami jest ich niszczenie. W jaki sposób się to robi i co na to przepisy? Przeczytaj tekst, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.

Dlaczego niszczy się dokumenty?

Firmy muszą przechowywać dokumenty przez określony czas, a kiedy czas ten minie, przedsiębiorcy są one zobowiązani do ich zniszczenia. Proces ten musi się jednak odbywać zgodnie z zasadami określonymi przez RODO, które mają na celu między innymi chronienie danych osobowych pracowników. Niszczenie dokumentów ma być przeprowadzane w taki sposób, aby informacje dotyczące osób zatrudnionych były niemożliwe do odzyskania lub żeby przynajmniej było to znacznie utrudnione – wyjaśnia pracownik firmy CBS. Dlatego też tak ważne jest, aby korzystać ze specjalistycznych urządzeń dobrej jakości, które są przeznaczone do tego celu. Moc przerobowa niszczarki powinna być także dostosowania do intensywności eksploatacji, która jest często uzależniona od wielkości przedsiębiorstwa.

Dokumenty to nie tylko papier

Wiele dokumentów jest przechowywanych na papierze, ale warto pamiętać o tym, że obecnie nie jest to jedyne rozwiązanie. Firmy mają do dyspozycji takie nośniki, jak USB, płyty CD i DVD czy dyskietki. Szczególnie istotne jest niszczenie dokumentów poufnych, między innymi raportów finansowych, wyciągów z kont, aplikacji pracowniczych czy umów prawnych.

Urządzenia do niszczenia dokumentów

Na rynku dostępne są niszczarki różniące się od siebie między innymi wielkością i mocą przerobową. Bardzo ważnym czynnikiem są również klasy ochrony, a dotyczące ich wymagania określa się pod względem rodzaju danych, które są zawarte w aktach. Konieczne jest określenie, jakie negatywne skutki miałoby ujawnienie treści dokumentów. Wyróżnia się trzy klasy, z czego trzecia zapewnia największą ochronę. Z poszczególnych klas wynikają stopnie bezpieczeństwa. Im są one wyższe, tym drobniejsza będzie ścinka, przez co odtworzenie akt stanie się mocno utrudnione, a nawet niemożliwe. Ciekawym rozwiązaniem są także niszczarki dokumentów mające opcję prasowania pozostałości. Dzięki temu ścinki są łączone w bele, przez co o wiele łatwiej je uporządkować. Przed wyborem konkretnego modelu urządzenia trzeba dowiedzieć się, do jakiego typu nośników jest on przeznaczony oraz jaka jest jego moc przerobowa. Dobór maszyny do zapotrzebowania pozwoli na efektywne, sprawne i bezpieczne niszczenie dokumentów.