Dlaczego warto prowadzić dokumentację na różnych nośnikach?

Rozmaite dokumenty stanowią podstawę funkcjonowania każdej firmy. Faktury, rachunki są niezbędne w kwestiach związanych z księgowością, a zatrudnienie osób wiąże się z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Wiele z tych materiałów zawiera cenne, ale też poufne dane, które muszą być przechowywane w sposób bezpieczny. W tym celu warto wykorzystywać różne nośniki.

Ochrona przed utratą danych

Powszechnym rodzajem jest dokumentacja papierowa. Wydruki różnego rodzaju pism to najczęściej spotykana forma, a jej niemalejąca popularność dowodzi, jak dobrze się sprawdza. Odpowiednio zorganizowane i uporządkowane archiwum zapewnia równie szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji co cyfrowa biblioteka. Należy jednak mieć na uwadze, że zajmuje więcej miejsca. Niewątpliwy atut papierowych dokumentów stanowi ich niezmienny charakter. Na wydruku nie naniesiemy żadnych zmian bez odpowiedniej autoryzacji, co oznacza, że oszustwo graniczy z niemożliwością. Wszelkie modyfikacje są bowiem w takim przypadku widoczne gołym okiem. Nie da się przy tym ukryć, że sam materiał nie cechuje się trwałością – może zniszczyć go zwykła woda.

Dobrym rozwiązaniem jest zatem sporządzanie kopii zapasowych na innych nośnikach danych. Może to być dysk twardy komputera, przenośna pamięć USB czy płyta CD. Zgodnie z prawem mają one równą wartość jako dokumentacja, co wydruki pism, faktur i innych podobnych. Zastosowanie elektronicznej formy prowadzenia dokumentacji pozwoli nam zabezpieczyć się przed utratą danych lub posłuży za dowód w razie wątpliwości co do ich wiarygodności. Wykorzystanie nośników cyfrowych nieco jednak komplikuje sprawy związane z niszczeniem dokumentów. Tego aspektu nie można natomiast pominąć w świetle obowiązujących zasad RODO. Zgodnie z nimi dane klientów mogą być bowiem przechowywane jedynie w zakresie oraz czasie niezbędnym do realizacji celu, w jakim zostały zgromadzone.

Skuteczne niszczenie dokumentów

Zgodnie z aktualnymi przepisami niszczenie dokumentów to jeden z rodzajów przetwarzania danych. Proces ten powinien zatem mieć zapewnioną pełną poufność oraz bezpieczeństwo – w takim samym stopniu jak inne działania dokonywane z użyciem tych informacji. Jednocześnie jednak nośniki muszą zostać uszkodzone tak, aby odczytanie ich zawartości stało się niemożliwe. W przypadku dokumentacji papierowej wydaje się to stosunkowo proste, ale wciąż wymaga użycia specjalistycznych narzędzi.

Nieco więcej kłopotów sprawiają płyty CD oraz pamięć USB ze względu na materiały wykorzystane do ich wykonania. Nie trafią po prostu do kosza, ale zostaną poddane przeróbce na surowce wtórne. Zadanie to należy jednak zlecić odpowiedniej firmie, takiej jak Eko-Wtór z Żarowa. Uzyskane w ten sposób odpady z powodzeniem wykorzystuje się do wyrobu nowych materiałów czy produktów. Pozytywnie wpływa to na środowisko naturalne i w pewnej części eliminuje problem marnowania papieru.