Co należy wiedzieć o niszczeniu dokumentów?

Każda firma czy organizacja generuje co roku setki, albo i tysiące dokumentów. Niektóre z nich zawierają wrażliwe dane, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. Wiązałoby się to nie tylko z utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych, ale również wysoką grzywną. Dlatego tak istotne jest, by niszczenie dokumentów przeprowadzać w sposób skuteczny. Jak się do tego zabrać?

Od niemal dwóch lat polskie firmy zobowiązane są do przestrzegania Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, czyli RODO. Każda organizacja musi podjąć niezbędne środki ostrożności, aby dane gromadzić i przechowywać zgodnie z prawem i za zgodą. Firmy muszą także zagwarantować, że dokumenty zostaną skutecznie zutylizowane, gdy: upłynie okres przetwarzania danych, przestaną być one przydatne lub zażąda tego osoba, której dane przetwarzamy. Dotyczy to zarówno dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Niszczenie dokumentów papierowych

Dobrym pomysłem jest stworzenie polityki niszczenia dokumentów, z którą zostaną zapoznani wszyscy pracownicy. Należy podkreślić, dlaczego jest tak istotna i dopilnować, by była przestrzegana. W cały proces warto zaangażować profesjonalną firmę, która umieści w siedzibie organizacji odpowiednie pojemniki. Po ich zapełnieniu papiery zostaną odebrane i rozdrobnione za pomocą maszyn przemysłowych. Dobrze, jeżeli możesz monitorować poszczególne etapy niszczenia dokumentów i dowiedzieć się, co stanie się z powstałymi odpadami. Wytworzona w ten sposób makulatura może wrócić do zleceniodawcy, albo zostać przekazana do utylizacji.

Niszczenie dokumentów elektronicznych

Oprócz dokumentacji papierowej firmy generują także coraz więcej dokumentów w formie elektronicznej. Przechowywane są na dyskach twardych, płytach CD/DVD, kartach pamięci czy pendrive’ach. Również z tych nośników muszą one, zgodnie z RODO, zostać trwale usunięte. Nie wystarczy jednak przenieść plik do systemowego kosza.

 – Nawet formatowanie dysku czy nośnika magnetycznego nie daje stuprocentowej gwarancji. Usunięte w ten sposób dane często wciąż da się odzyskać. Dlatego należy zastosować trwałe rozwiązania, takie jak rozmagnesowanie – wyjaśnia ekspert z firmy Acta Nova ze Szczecina. 

Nośniki danych można także zniszczyć fizycznie. W tej kwestii ponownie warto skorzystać z usług profesjonalistów, którzy przeprowadzą niszczenie dokumentów w sposób skuteczny i nieodwracalny.

Przestrzeganie przepisów dotyczących niszczenia dokumentów jest bardzo istotne. Ich naruszenie niewątpliwie spowoduje konsekwencje finansowe i prawne. Osoby, których dane przetwarza dana firma, nie powinny tracić nad nimi kontroli. Koniecznie zadbaj więc o to, by niszczenie dokumentów przebiegło w sposób nieodwracalny.