Porady dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Dobre i efektywne zarządzanie firmą to nie tylko dbałość o komfort pracy swoich podwładnych oraz zapewnienie warunków zgodnych w przepisami BHP. Równie istotna jest część administracyjna, związana z prowadzeniem wszelkiej dokumentacji pracowniczej. Stanowi to obowiązek każdego pracodawcy, a jego zaniechanie może mieć poważne i przykre konsekwencje.

Co składa się na dokumentację pracowniczą?

Tego typu dokumentacja składa się z dwóch części: dokumentacji osobowej pracownika oraz dokumentacji płacowej. Obowiązek ich prowadzenia istnieje wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Każda z zatrudnionych osób musi mieć prowadzony osobno rejestr takich dokumentów. W większych firmach zajmuje się tym zazwyczaj dział kadrowy, jednak mniejsze firmy lub osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą często sięgają po pomoc profesjonalistów. Jednym z biur rachunkowych, które posiada w swojej ofercie takie właśnie usługi, jest Biuro Rachunkowe Zysk z Gorzowa Wielkopolskiego.

Akta osobowe składają się z czterech części:

• część A – dokumenty związane z rekrutacją pracownika na dane stanowisko (między innym: wstępne badania lekarskie, świadectwa ukończenia szkoły, certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia),
• część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia i ewentualnymi zmianami w umowie (na przykład: umowa o pracę, zaświadczenie o ukończonym szkoleniu BHP, PIT-2, oświadczenie pracownika o przekazywanie wypłaty na konto bankowe),
• część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (między innymi: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego świadectwa pracy),
• część D – dokumenty związane z ponoszonymi przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w innych przepisach (na przykład odpis zawiadomienia o ukaraniu).

Drugą ważną część stanowi wspomniana wyżej dokumentacja płacowa, która obejmuje wszelkie informacje dotyczące wypłaconego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Składa się z dwóch pomniejszych dokumentów, czyli karty ewidencji czasu pracy, a także imiennej listę wypłacanego wynagrodzenia oraz świadczeń. To umożliwia pracodawcy bieżącą kontrolę nad realizacją przydzielonych zadań zatrudnionym osobom, a także sprawdzenia pracownikowi, czy otrzymał pełną, należną wypłatę.

Jakie są konsekwencje zaniedbania dokumentacji pracowniczej?

Wszelkie wymienione powyżej dokumenty powinny być trzymane przez pracodawcę przez 50 lat liczonych od momentu ustania stosunku pracy, stąd równie istotne jest ich odpowiednie i dokładne zabezpieczenie przed zniszczeniem. Okres ten jednak może być krótszy – wynosić 10 lat. Dotyczy akt pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku lub zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 rokiem. W tym drugim przypadku należy przesłać do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport ZUS RIA. Ponadto dostęp do dokumentacji pracowniczej powinny mieć tylko osoby upoważnione. Należy przechowywać wyłącznie oryginały lub odpisy dostarczonych przez pracownika dokumentów w porządku chronologicznym. Każda część dokumentacji musi być poprzedzona wykazem znajdujących się w środku zaświadczeń i certyfikatów, które pracownik dostarczył lub wypełnił. Jakiekolwiek zaniedbanie lub zaniechanie w kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej wykryte podczas kontroli w firmie jest zagrożone karą grzywny w przedziale 1000-30000 zł.