Jak przygotować brief na serwis internetowy?

W żargonie reklamowym, w słowniku agencji interaktywnych, agencji User Experience słowo brief oznacza zazwyczaj dość krótki, lapidarny dokument, w którym określone są oczekiwania, wymagania względem usługi, produktu, którą chce się zamówić. Brief strony internetowej nie odbiega w żadnym stopniu od tej definicji. Strona www jest najczęściej tworzona, wyceniana na podstawie briefu.

W briefie znajdziemy także informacje niezbędne agencji do wykonania produktu cyfrowego odpowiadającego wymogom, wyobrażeniom klienta. W standardowym briefie znajdziemy na przykład informacje o przyszłych użytkownikach, ich potrzebach, cechach. Ważnymi kwestiami są także podstawowe dane, podstawowe informacje takie jak terminy, preferowane sposoby odbioru prac.

Przygotowanie użytecznego z punktu widzenia agencji UX briefu nie jest kwestią prostą. A trzeba dość jasno i otwarcie powiedzieć, że od tego jak wyczerpujący, konkretny, komunikatywny, jasny, jednoznaczny jest brief zależy przebieg współpracy oraz jakość tworzonego serwisu internetowego.

W przypadku stron internetowych ma to szczególne znaczenie, bowiem strony internetowe są produktami wielowymiarowymi, wieloaspektowymi, mającymi spełniać rożnorodne zadania. Są tworzone do osiągania bardzo różnych celów - sprzedażowych, wizerunkowych, usługowych, biznesowych. Brief powinien pozwalać dogłębnie zrozumieć owe cele.

Jak napisać brief strony internetowej?

Choć bardzo często briefy są tworzone według stałego wzorca, to jednak powinny zawierać także informacje, które są specyficzne dla danej usługi. Brief dla zleceniobiorcy jest narzędziem pracy, który ma mu dostarczyć informacji, danych o warunkach, oczekiwaniach, celach. Nie można zapominać, że procesie tworzenia strony www jest specyficzny.

Dla zleceniodawcy są z kolei okazją do skonfrontowania się z własnymi wymogami. Do doprecyzowania oczekiwań, zdefiniowania, uściślenia celów. Częstokroć oczekiwania nie są dość jasno zwerbalizowane i brief pozwala nadać potrzebom bardziej konkretną postać.

Brief, co do zasady, nie może być dokumentem nadmiernie rozbudowanym, ale nie może być także zbyt lapidarny, czy ogólnikowy. Można bez większej przesady powiedzieć, że brief jest tym lepszy, im mniej wątpliwości, pytań rodzi. By takim go uczynić warto do jego tworzenia podchodzić dość metodycznie. Co powinno się znaleźć w briefie na serwis internetowy?

Niezbędne składniki briefu na serwis internetowy

W standardowym briefie powinny się w pierwszej kolejności znaleźć informacje o zleceniodawcy. Przede wszystkim dotyczące jego branży, zakresu działalności, pozycji rynkowej, celach biznesowych, atutach rynkowych. Nie może także zabraknąć informacji o głównych konkurentach, ich mocnych i słabych stronach.

Zrozumienie rynkowej pozycji klienta jest niezwykle ważne, bowiem pozwala bardziej dogłębnie cele, jakie on sobie stawia i jakie serwis internetowy ma mu pozwolić osiągać.

W briefie należy także poświęcić uwagę Unique Selling Proposition. Powinien on określać, co firmę wyróżnia na tle konkurencji. Unique Selling Proposition może być wykorzystane w pracach brandingowych, w tworzeniu marki, jej tożsamości, osobowości produktu cyfrowego. Pozwala także zrozumieć oczekiwania grupy docelowej (np. klientów sklepów internetowych).

Konieczne jest także określenie, jakiego rodzaju serwis internetowy ma być stworzony. Siłą rzeczy serwis korporacyjny, landing page, platforma E-Commerce, platforma b2b to kompletnie różne produkty cyfrowe. Różniące się strukturą, funkcjonalnościami, wzorcami projektowymi. Są produktami wymagającymi zupełnie różnego podejścia do kwestii użyteczności, User Experience, badań, rozwoju i przede wszystkim technologii, w jakich mają być wykonane.

Doprecyzowanie powyższych kwestii pozwala także określić zadania agencji, przygotować plan przeprowadzenia projektu, dobranie do niego odpowiedniej metodyki (np. scrum), jak również modelu rozliczeń (np. time&material). Brief powinien także pozwalać agencji określić konieczny skład osobowy zespołów, które będą pracować nad projektem.

W zależności od rodzaju serwisu internetowego, procesów biznesowych, jakie ma pozwalać automatyzować, realizować, wymagań technologicznych, zestawu funkcjonalności (np. logowanie, formularz kontaktowy, podstrony, ilość menu, blog) architektury informacji (np. czy strona ma mieć wersje językowe) konieczne będzie zaangażowanie różnej ilości specjalistów. Standardowo nad stroną internetową pracują UX/UI Designerzy, UX Writerzy, UX Researczerzy, programiści, project menadżerowie, testerzy.

Zalety tworzenia briefu - czyli napisz, czego oczekujesz

Niedocenianie pożytków płynących ze skrupulatnego przygotowania briefu strony może skutkować stratą czasu oraz środków. Przygotowane materiały wpływają także na atmosferę, rytm współpracy z klientem oraz wydajność pracy. Można powiedzieć, że brief określa ramy projektu, wyznacza jego zakres, kierunek oraz spodziewany rezultat. Ma także wpływ na wycenę.

Przede wszystkim pozwala przekazać i omówić oczekiwania. Daje szansę wykonawcy na ustosunkowanie się do nich, zaproponowanie rozwiązań, wskazanie problemów oraz szans. Brief ułatwia także zrozumienie istoty marki, jej specyfiki, wyjątkowości.

Brief także należy traktować jako dokument do pewnego stopnia wiążący (dla obu stron) oraz usprawniający komunikację. Sposób reakcji na brief, zaangażowanie jakie wywołuje także jest ważną informacją dla zleceniodawcy, która może być użyteczna w procesie wyłaniania najbardziej atrakcyjnego, adekwatnego wykonawcy zlecenia.

Mówiąc metaforycznie, brief stanowi rodzaj nawigatora, który dostarcza odpowiedzi na pytania: co? jak? kiedy? z jakim rezultatem? Kluczowym elementem briefu na serwis internetowy są oczywiście funkcjonalności serwisu oraz technologie, w jakich serwis internetowy ma być wykonany.

Dobry brief strony internetowej a specyfikacja wymagań

Przebieg, koszt stworzenia strony internetowej jest zależny od precyzyjnej specyfikacji wymagań. Specyfikacja wymagań powinna być jednocześnie rzetelna i wyczerpująca. Musi w klarowny sposób przekazywać cele biznesowe oraz funkcjonalności, jakie pozwolą je osiągać. Także preferowane technologie powinny znaleźć się w tej części briefu.

W specyfikacji wymagań konieczne jest także nadanie priorytetów każdej z funkcjonalności, określić jej ważność biznesową oraz projektową. Specyfikowanie wymagań pozwala tworzyć stronę internetową z jasną wizją, w sposób racjonalny, zaplanowany oraz o wiele bardziej płynny, wydajny i wygodny dla obu stron.

Warto pamiętać, że strona internetowa tworzona bez takiej wizji, którą wyrazimy w briefie, zazwyczaj okazuje się niedoskonała pod kątem użyteczności biznesowej. Bywa także technologicznie nieużyteczna, w szczególności, jeśli w trakcie projektu pojawia się dużo zmian kierunków, celów.

Brief strony www, jak pisaliśmy, jest okazją do zrozumienia swoich potrzeb, nadania im rang ważności. Jest także okazją do sprawdzenia na ile lista wymagań jest wyczerpująca, kompletna. W briefie projektów powinny się znaleźć także jasne definicje celów.

Użytecznym narzędziem określania zawartości strony, jej funkcjonalności jest metoda MoSCow, która pozwala wskazać co strona musi zawierać (Must), powinna zawierać (Should) oraz może zawierać (Could) oraz czego nie powinna zawierać (Won`t). Z briefu strony internetowej powinno jasno wynikać jaka ma być zawartość strony www, jakie będę oferowane produkty.

Błędy najczęściej popełniane w briefach na serwis internetowy

Strony internetowe są narzędziami biznesowymi i jako takie powinny pozwalać wspierać, bądź obsługiwać procesy biznesowe w sposób najbardziej efektywny, wydajny, opłacalny oraz strategicznie konkurencyjny.

Serwis internetowy najczęściej pozwala obsługiwać, wspierać procesy sprzedażowe, logistyczne, komunikacyjne, reklamowe, handlowe, rekrutacyjne, informacyjne, księgowe, produkcyjne. Im precyzyjniej, klarowniej opisane są te procesy, im bardziej ich definicje są dopracowane i jednoznaczne, tym łatwiejsze i bardziej prawdopodobne jest uniknięcie niezrozumienia.

Częstym błędem, który jest popełniany w briefach tworzonych na potrzeby agencji UX i/lub software house`ów jest brak określenia ram budżetowych, w jakich projekt, zlecenie powinno być realizowane.

W briefach bardzo często brakuje informacji dotyczących wizji serwisu, tego jak będzie on rozwijany w przyszłości, jakie są oczekiwania względem jego użyteczności w perspektywie długoterminowej.