Jak przechowywać dokumentację pracowniczą?

Obowiązek przechowywania dokumentów i akt pracowniczych regulowany jest polskim prawem. Dokumenty muszą pozostać w firmie nawet, gdy pracownik odchodzi z pracy lub gdy przedsiębiorstwo zostaje zamknięte. Ustawy regulują nie tylko, które dokumenty mają być archiwizowane, ale określają również czas, przez który przedsiębiorca ma je przechowywać. O czym należy pamiętać, tworząc firmowe archiwum?

Czas przechowywania dokumentów firmowych

Podstawa prawna dotycząca okresu przechowywania dokumentów pracowniczych od 1 stycznia 2019 zmieniła się. Wedle wcześniejszej ustawy, pracodawca miał obowiązek przechowywać akta przez okres 50 lat od ustania stosunku pracy. Obecnie obowiązek ten dotyczy pracowników, z którymi umowa została zawarta między 01.01.1999 a 31.12.2018. W przypadku osób zatrudnionych od 1.01.2019, czas przechowywania dokumentów – czyli listy płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których możliwe jest ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, to 10 lat. Stworzenie odpowiedniego miejsca, w którym dokumenty te będą mogły zostać zdeponowane bezpiecznie, jest więc koniecznością. Trzeba pamiętać, że podczas kontroli ZUS, przedsiębiorca ma obowiązek okazać akta.

Czy przechowywanie dokumentacji pracowniczej można zlecić innym podmiotom?

Nie ulega wątpliwości, że stworzenie archiwum może być problematyczne. Kłopot pojawia się szczególnie w momencie, gdy przedsiębiorca zamyka firmę, ponieważ na przykład przechodzi na emeryturę. Wedle prawa wciąż ma obowiązek przechowywać akta osobowe, ale może przekazać je podmiotowi oferującemu usługi archiwizacyjne – firmie takiej jak Archiwum Depozytowe. Przedsiębiorca nie musi już martwić się o znalezienie odpowiedniego miejsca, ma natomiast pewność, że dokumenty przechowywane są bezpiecznie i z zachowaniem należytych zasad.

Firmy świadczące systemowe usługi archiwizacji zapewniają ponadto stały dostęp do dokumentacji, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Oferują często dowóz potrzebnych akt lub ich udostępnienie w momencie, gdy są niezbędne.

Jakie warunki musi spełniać archiwum firmowe?

Najważniejsze, by zabezpienić przechowywanym danym bezpieczeństwo. W tym celu należy zadbać o poufność danych – to znaczy, że archiwum powinno być oddzielnym pomieszczeniem, do którego dostępu nie może mieć nikt nieupoważniony. Ponadto, dokumenty muszą zostać zabezpieczone przed przypadkowym zniszczeniem. Oznacza to, że pomieszczenie takie warto wyposażyć w odpowiednią wentylację, a także ochronę przeciwpożarową.