Artykuł sponsorowany Archiwum zakładowe - ważny, choć często pomijany element każdego  przedsiębiorstwa

Archiwum zakładowe - ważny, choć często pomijany element każdego przedsiębiorstwa

W wielu firmach, szczególnie tych mniejszy, nie ma specjalnej komórki, która zajmowałaby się archiwizacją niezbędnych dokumentów. Prawdą jest jednak, że przy dłuższym stażu działalności, ilość ich zdecydowanie rośnie, a brak wiedzy dotyczący tego, które należy przechowywać, a które niszczyć sprawia, że niezbędne staje się osobne pomieszczenie do ich przechowywania. Jednak powinny tam również panować odpowiednie warunki, które zapobiegną niszczeniu dokumentów. Istotne okazuje się również ich ułożenie w sposób chronologiczny, tak aby gdy zajdzie taka potrzeba bez problemu i szybko odnaleźć to, co będzie nam potrzebne. W związku z tym archiwizowanie firmowych dokumentów, nadzorowanie archiwów, jak i ich zakładanie najlepiej powierzyć specjalistom, czyli firmie, która zajmuje się tym kompleksowo, w tym m.in. zniszczy zbędne dokumenty. Na czym dokładnie polegają usługi takiej firmy?

Nadzorowanie archiwów zakładowych

Nadzorowanie archiwów zakładowych to kompleksowa usługa, w której powierzamy całe pomieszczenie archiwum zewnętrznej firmie. Nie ma przy tym konieczności wywożenia dokumentów na zewnątrz. Opiera się to o: regularne przyjmowanie dokumentów od komórek organizacyjnych, ich odpowiedniej archiwizacji – jej dokładny przebieg omawiamy w dalszej części artykułu, jak również zgodnie z potrzebami wyszukiwanie i wypożyczanie dokumentów, które zostały przyjęte na stan archiwum. Zgodnie z ustaleniami między stronami raz lub dwa razy w tygodniu pracownik firmy zewnętrznej jest obecny w przedsiębiorstwie przez określony w umowie czas i wykonuje określone w umowie prace. Umowa najczęściej podpisywana jest na okres minimum 1 roku.

Archiwizacja, czyli porządkowanie dokumentów.

Archiwizacja dokumentów to z kolei jednorazowa usługa polegająca, na niczym innym jak odpowiednim uporządkowaniu zasobu dokumentów z podziałem na grupy dokumentów tematyczne, tj. Organizacja, Księgowość, Płace, itp., ale również nadanie w ramach tych grup układu chronologicznego. W zakres archiwizacji wchodzi również odpowiednia obróbka dokumentów, w zależności od jej rodzaju oraz okresu przechowywania ale zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami (Inne prace należy wykonać przy obróbce dokumentów niearchiwalnych, tj. kat. B, a inne prace przy dokumentach archiwalnych, czyli kat. A). Obróbka  taka w zależności od przyjętych rozwiązań może polegać na przeszyciu dokumentów sznurkiem wraz z okładką tekturową lub spięcie w klipsy i spakowanie do pudełek archiwizacyjnych. Po takiej obróbce dokumenty są w jednolity i czytelny sposób opisane, posiadają sygnaturę oraz kategorię archiwalną.

Ważnym elementem takiej usługi jest właściwa kwalifikacja i klasyfikacja dokumentów. Podczas wykonywania tych prac firma zewnętrzna zadba o to, aby dokumenty które zgodnie z obowiązującymi przepisami można zniszczyć, zostały wydzielone i oddzielone od dokumentów, które jeszcze muszą pozostać. Jest to tak zwane brakowanie dokumentów, które polega nie tylko na wydzieleniu ale również wykonaniu spisu dokumentów, które będą zniszczone, a więc w przypadku kontroli pozostaje ślad po takowych dokumentach. Po akceptacji przez zleceniodawcę spisu dokumentów do zniszczenia, dokumenty zostają przewiezione do zniszczenia.

Po wykonaniu prac firma zewnętrzna przekazuje ewidencję dokumentów znajdujących się w archiwum oraz wdraża i szkoli wskazanego pracownika danego przedsiębiorstwa.

Warto przy tej okazji podkreślić, że chcąc zachować odpowiedni porządek prace takie dobrze jest powtarzać cyklicznie, raz do roku lub co kilka lat, w zależności od ilości wytwarzanych dokumentów.

Niszczenie dokumentów

Dziś bardzo ważne jest dla przedsiębiorstwa bezpieczeństwo danych, w związku z tym istotnym elementem powinno być odpowiednio zorganizowane niszczenie dokumentów. Najczęściej taka usługa polega na tym, że firma zewnętrzna przyjeżdża pod wskazane miejsce i odbiera dokumenty przeznaczone do zniszczenia, następnie po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego, transportuje je do miejsca, w którym takie dokumenty zostaną fizycznie zniszczone. Niszczenie dokumentów odbywa się za pomocą specjalistycznych urządzeń, tzw. niszczarek przemysłowych, których zadaniem jest przecięcie dokumentów na tak małe fragmenty, aby nie było możliwości ich ponownego odtworzenia. Po wykonaniu tych prac firma zajmująca się niszczeniem dokumentów wystawi dla zleceniodawcy "Certyfikat zniszczenia".

Uporządkowane i odpowiednio zarządzane archiwum

Właśnie takie powinna posiadać każda firma, gdyż daje to gwarancję bezpieczeństwa danych, ich przepływu, jak również wpływa na porządek i szybkość działania w wielu sprawach. Jeśli zależy nam w tej kwestii na pełnym profesjonalizmie to z pewnością warto postawić na usługi specjalistycznej firmy, która zajmuje się obsługą firmowych dokumentów, jej archiwizacją, jak i odpowiednim niszczeniem. W wielu sytuacjach istnieje również możliwość przeszkolenia naszych pracowników.

Podziel się

Szukamy klientów

Podpowiadamy jak zdobyć klientów. Sprawdź!

Reklamuj się u nas