Jak długo przechowywać dokumenty firmy?

Przepisy w Polsce jasno określają, które dokumenty i jak długo trzeba przechowywać. Okres ten może trwać nawet 50 lat! Trudno wyobrazić sobie przechowywanie takiej liczby papierów. Na szczęście istnieją archiwa zewnętrzne.

Krótki okres przechowywania

Są takie dokumenty, które należy przechowywać w firmie "zaledwie" 5 lat. Są to m.in. dokumenty podatkowe, a okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Są to kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe, kopie rachunków, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, faktur korygujących, duplikatów itp.

Średni okres przechowywania

Za średni okres przechowywania można uznać 10 lat. W takim czasie ZUS może zarządzać okazania deklaracji rozliczeniowych, dokumentów korygujących i imiennych raportów miesięcznych. Od 2019 roku trzeba także przechowywać przez taki okres akta osobowe pracowników.

Długi okres przechowywania

Długi okres to ten, który wiąże się z czasem istnienia firmy lub sięga nawet... 50 lat. Tak długo powinno się przechowywać np. dokumenty zgłoszenia do ZUS, które składa się przy rejestracji przedsiębiorstwa. Długo trzymać powinno się też dokumenty płatnicze, które są dowodem na potwierdzenie przez ZUS uprawnień emerytalnych. Zakładając, że niektórzy pracownicy są z firmą związani całe swoje zawodowe życie, ten okres może być naprawdę długi. Z tego samego powodu dokumenty pracownicze dotyczące okresów zatrudnienia czy wynagrodzenia za pracę trzeba przechowywać aż 50 od zakończenia pracy przez płatnika!

Przechowywanie elektroniczne

Oprócz takich dokumentów, firmy posiadają jeszcze przecież umowy, notatki służbowe, oferty, ogłoszenia, projekty graficzne i setki innych, które są niezbędne w działalności firmy lub mają służyć za przykład dla kolejnych pracowników firmy. Do takich rzeczy także służy archiwum, czyli wyznaczony, niedostępny dla wszystkich pokój, przystosowany do przechowywania dokumentacji. Część dokumentów wystarczy przechowywać w wersji elektronicznej, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe czy listy płac. Pamiętajmy jednak, że komputer musi być bardzo dobrze zabezpieczony przed hackerami, informatycy muszą wykonywać kopie zapasowe co jakiś czas i przede wszystkim - będziemy musieli zakupić odpowiednie dyski, a nawet serwer, aby zwolnić pamięć komputerów.

Kiedy skorzystać z archiwum?

Za brak archiwum dokumentów w określonym czasie grozi kara grzywny. Może wynieść ona nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Warto więc zainwestować we własnego archiwistę - szczególnie, jeśli przedsiębiorstwo jest średnie albo duże. Drugim rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia archiwum firmie zewnętrznej. Specjaliści z przedsiębiorstw takich jak Archiwum Prywatne Pol Kaizen zadbają o to, aby nasze dokumenty były bezpieczne i nie zniknęły nigdzie w ustawowo przewidzianym czasie. Jest to świetny pomysł i odciążenie własnych pracowników z dodatkowego obowiązku, jakim jest prowadzenie archiwum.