Archiwum firmowe - jak je stworzyć, żeby było bezpieczne?

Są takie dokumenty, które trzeba przechowywać w firmie przez wiele lat. Pochodzą głównie z księgowości lub kadr, chociaż część może znaleźć się też w innych działach. Im większa firma, tym archiwa bardziej się rozrastają. Jak je przechowywać, aby nie otrzymać mandatu w razie kontroli?

Obowiązkowo przechowywane dokumenty

Najkrótszy czas przechowywania dokumentów, to zaledwie... 5 lat! Tak długo powinny się w firmie znajdować dokumenty podatkowe. Należą do nich kopie i oryginały faktur VAT, faktury korygujące i duplikaty, kopie rachunków, księgi podatkowe czy dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym. Im więcej transakcji, tym ilość segregatorów rośnie. Jest to szczególnie widoczne w biurach, które zajmują się prowadzeniem księgowości wielu firm albo rekrutujących pracowników.

Przez 10 lat powinniśmy przechowywać na wypadek kontroli ZUS akta osobowe pracowników. Oprócz tego kontrolerzy mogą od nas zażądać okazania dokumentów korygujących czy imiennych raportów miesięcznych.

Są też w firmie takie dokumenty, które trzeba przechowywać tak długo, jak firma będzie istniała. Należą do nich m.in. zgłoszenia do ZUS, które wystąpiły przy rejestracji przedsiębiorstwa. Wreszcie są i takie, które firma chce przechowywać sama dla siebie. Mogą to być umowy krótko i długoterminowe, projekty produktów, grafiki reklamowe, pliki audio i wideo, notatki służbowe i wiele innych.

Nie wszystkie z tych rzeczy można archiwizować elektronicznie i odwrotnie - nie każde z nich da się włożyć do segregatorów. Ważne jednak, by były przechowywane bezpiecznie.

Dostosowane pomieszczenie

Jeśli zdecydujemy się na archiwum stacjonarne, musimy wydzielić na nie odpowiednie pomieszczenie w biurze. Powinny mieć do niego dostęp tylko nieliczne osoby. Ważne jest, by było odpowiednio wysokie i szerokie, z regałami, na których można przechowywać segregatory w jakimś stworzonym w firmie systemie - opisane, by ułatwić wyszukiwanie niezbędnych danych. W takim pomieszczeniu niezbędna jest wentylacja, a także instalacja przeciwpożarowa.

Wraz z rozwojem firmy pierwotne archiwum może być za małe, a my będziemy musieli szukać kolejnego pomieszczenia. W dłuższej perspektywie wygodniejsze i tańsze będzie skorzystanie z Archiwum Depozytowego Sp. z o.o. - przechowają oni w bezpiecznym miejscu firmowe dokumenty w formie papierowej i elektronicznej, uwalniając przestrzeń w biurze przedsiębiorstwa.

Wirtualne zabezpieczenia

Wydawać by się mogło, że mniej miejsca potrzebne jest na archiwum w formie elektronicznej. Jednak i to ma minusy. Powinno być prowadzone na dobrze zabezpieczonym komputerze lub serwerze, przez specjalistę w zakresie informatyki i archiwizacji w jednym. Regularnie, co krótki okres trzeba wykonywać kopię zapasową wszystkich danych. Trzeba więc zakupić konkretne dyski archiwizujące podpinane pod sieć o dużej pojemności danych. Pomieszczenia z takim sprzętem także muszą być wentylowane i posiadać instalacje przeciwpożarową.