Jak archiwizować stare dokumenty?

Archiwizacja to czynność polegająca na uporządkowaniu, posegregowaniu i przeniesieniu dokumentów w miejsce, w którym mogą być długotrwale przechowywane. Taki proces przejść muszą wszystkie dokumenty zawierające ważne dane, a więc głównie dokumenty firmowe. Ważne, aby archiwizacja została wykonana dokładnie i poprawnie. Aby tak się stało, trzeba spełnić kilka warunków. W jaki sposób przeprowadzić skuteczną archiwizację dokumentów?

Kategorie archiwizowanych dokumentów

Zanim rozpoczniemy archiwizację dokumentów, należy przydzielić je do odpowiednich kategorii. Podstawowe kategorie to:

– kategoria A – dokumenty przechowywane wieczyście,

– kategoria B – dokumenty o określonym czasie przechowywania.

Kategoria A to dokumenty wytwarzane w jednostkach organizacyjnych administracji rządowej i samorządowej, które znajdują się pod nadzorem właściwego terenowo Archiwum Państwowego. Jeśli chodzi o firmy prywatne to takie, które są unikalne na danym terenie lub wytwarzają bardzo specyficzną dokumentację. Natomiast w kategorii B odnaleźć możemy dokumentację księgową i pracowniczą. Oprócz kategorii A i B istnieją oznaczenia BC i BE. Są stosowane w przypadku akt o krótkotrwałym znaczeniu. Na jakiej podstawie należy dzielić dokumenty?

Jak tłumaczy ekspert z firmy ACTA NOVA: Kategoria archiwalna jest przyznawana na podstawie kwalifikacji dokumentu i oznacza wartość oraz ważność danego dokumentu. Kategoria A przypisana jest materiałom archiwalnym, czyli archiwaliom. Do przechowywania takich materiałów są upoważnione określone jednostki organizacyjne, a proces ten nadzoruje Archiwum Państwowe. Natomiast do kategorii B należy dokumentacja niearchiwalna. W oznaczeniu takiej dokumentacji podawana jest liczba lat, po upływie których dane akta poddawane są brakowaniu, czyli wyłączeniu ze zbiorów. Po tym następuje najczęściej niszczenie dokumentów, zgodne z wytycznymi prawnymi.

Jakie są etapy archiwizacji dokumentów?

Proces archiwizacji dokumentów podzielić można na kilka podstawowych etapów. Po przydzieleniu dokumentu do odpowiedniej kategorii należy rozpocząć grupowanie – selekcję akt, czyli dzielenie dokumentów na grupy ze względu na ich temat i typ. Następnym krokiem powinno być uporządkowanie dokumentów w sposób chronologiczny. Ułatwi to ewentualny proces odnalezienia odpowiedniego aktu. Posegregowane papiery trzeba odpowiednio zabezpieczyć, a więc umieścić je w koszulkach i włożyć do segregatorów. Bardzo ważne jest dokładne opisanie grup dokumentacji. Najlepiej zrobić to w widocznym miejscu – na grzbiecie segregatora warto nakleić etykietę z informacją o tym, jakie typy akt znajdują się w środku.

Ostatnim etapem archiwizacji jest tak zwana ewidencja dokumentów, która polega na sporządzeniu wykazu akt, a więc ich spisie. Następnie należy dokonać brakowania. Brakowanie to procedura wyszukiwania dokumentów niearchiwalnych, których okres ważności upłynął. Dokumenty te mogą zostać zniszczone w sposób zgodny z wyznaczonymi normami i przepisami prawnymi w przeznaczonej do tego celu niszczarce.