Jak zmieniał się obieg dokumentów na przestrzeni lat?

Praca z dokumentami leży u podstaw funkcjonowania każdej firmy. Wiążą się z nią jednak liczne problemy, które na przestrzeni lat zawsze starano się wyeliminować lub zminimalizować. Stało się to osiągalne dopiero w ostatnich latach, kiedy to wraz z rozwojem informatycznym i technologicznym, pojawiła się możliwość zastąpienia dokumentów papierowych ich cyfrowymi odpowiednikami. Tak oto pojawił się elektroniczny obieg dokumentów, a wraz z nim nowoczesne systemy informatyczne dla biznesu, których wdrożenie przynosi firmom wiele wymiernych korzyści.

Jak wyglądał obieg dokumentów przed erą cyfryzacji?

Firmy i organizacje codziennie tworzą, przyjmują oraz procesują ogromne ilości dokumentacji. Zarządzanie nimi w papierowej postaci jeszcze kilka lat temu było jedną z podstawowych bolączek każdego przedsiębiorstwa. Zadania tego wcale nie ułatwiał tradycyjny obieg dokumentów, który zdawał egzamin jedynie w przypadku małych firm, które generowały stosunkowo niewielkie ilości dokumentów. Był przy tym rozwiązaniem całkowicie nieefektywnym w przypadku dużych organizacji, które codziennie procesowały masowe ilości dokumentów.

Tradycyjny obieg dokumentów wymagał dużych nakładów finansowych, czasowych i organizacyjnych. Wiązały się z nim niekończące się wydatki na zakup papieru, tuszu czy utrzymanie fizycznego archiwum, w którym gromadzone i przechowywane były dokumenty firmowe. Praca z dokumentacją papierową nieodłącznie wiązała się z poczuciem straty czasu i energii – pracownicy zamiast skupiać się na istotnych z punktu widzenia rozwoju firmy zadaniach, tracili bowiem czas na poszukiwanie dokumentów, ich przekazywanie między sobą oraz wysyłanie na zewnątrz. Papierowe dokumenty, ze względu na swoją specyfikę, często ulegały także zgubieniu, przypadkowemu zniszczeniu lub były po prostu pomijane.

Elektroniczny obieg dokumentów skutecznym remedium na wszystkie problemy?

Na szczęście, pojawiło się rozwiązanie, które pozwala firmom i organizacjom skutecznie walczyć z tymi problemami. Jest nim elektroniczny obieg dokumentów, czyli nowoczesne podejście do zarządzania dokumentacją biznesową, opierające się o najnowsze technologie IT. Elektroniczny obieg dokumentów zakłada digitalizację dokumentacji firmowej, czyli jej przekształcenie z postaci papierowej do formy cyfrowej. Dokumenty elektroniczne, zamiast w fizycznym archiwum, mają być przechowywane w jego cyfrowym odpowiedniku, który mieści się w chmurze lub na serwerach firmowych. Kontrolę nad całą dokumentacją zapewnia natomiast odpowiedni system do zarządzania dokumentami. Takim oprogramowaniem dla firmy może być zakupiony od zewnętrznego dostawcy system DMS (z ang. Document Management System), lub aplikacje zbudowane przez wewnętrzny dział IT firmy z pomocą platform low-code. W przypadku tego drugiego rozwiązania organizacja może dowolnie zmieniać logikę workflow i edytować formularze zgodnie z aktualnymi potrzebami. Mało tego, z pomocą platformy low-code organizacja może też zbudować kolejne aplikacje ułatwiające pracę całej firmy, bez dodatkowych kosztów i w krótkim czasie.

Elektroniczny obieg dokumentów i pozwalające skutecznie nim sterować oprogramowanie pozwalają skrócić czas potrzebny do zarządzania firmową dokumentacją, usprawnić procedury związane z obiegiem dokumentów, a przy tym zapewnić firmie lepszą kontrolę nad procesami związanymi z firmowymi dokumentami. Odpowiednie, wysokiej klasy zabezpieczenia chronią ponadto dokumenty biznesowe przed przypadkowym ich wykasowaniem oraz nieuprawnioną lub nieuzasadnioną modyfikacją. Ich przechowywanie w postaci cyfrowej minimalizuje natomiast ryzyko zgubienia czy zniszczenia istotnych pism, gwarantując firmie większe bezpieczeństwo w zakresie zarządzania dokumentacją.