Inwentaryzacja. Kiedy i dlaczego potrzebna?

Inwentaryzacja polega na ustalaniu stanu rzeczywistego zapasów, które znajdują się w magazynie i na stanie. Dokonuje się tego za pomocą ewidencji księgowej. Wykryte różnice poświadczą o ewentualnych brakach, które mogą być wynikiem błędów, nadużyć czy psucia się produktów. Częstotliwość tego procesu może się różnić w zależności od tego, w jakiej branży jest przeprowadzany. Kiedy i dlaczego inwentaryzacja jest potrzebna?

Cele inwentaryzacji

Główny cel inwentaryzacji to ustalenie stanu aktywów i pasywów. Sprowadza się to do:

·       oceny przydatności poszczególnych produktów,

·       przeciwdziałania nieprawidłowościom w zarządzaniu majątkiem,

·       rozliczenia osób odpowiedzialnych za gospodarowanie majątku,

·       sprawdzenia zgodności zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym.

Inwentaryzacja potrzebna jest w każdej firmie odpowiadającej za sprzedaż detaliczną. Dzięki niej ma się wgląd w działanie sklepu i można znaleźć lepsze rozwiązania, które pozwolą zwiększyć zysk, a tym samym ulepszyć działalność firmy. Taką inwentaryzację warto przeprowadzać przynajmniej raz do roku, chociaż zdarza się, że niektórzy przeprowadzają ją co miesiąc, a nawet i częściej.

Dlaczego każda branża potrzebuje inwentaryzacji?

Pierwszym z ważnych powodów, dla którego przeprowadza się remanent, jest zapobieganie kradzieżom, a więc i stratom w produktach. Nie zawsze będzie się dało ich uniknąć, natomiast można wprowadzić odpowiednie procedury, które znacząco ograniczą tego typu działania – np. poprzez wynajęcie ochroniarza lub zamontowanie monitoringu. Inwentaryzacja pomaga też wykryć nieużytkowane produkty, które zalegają w magazynie. Poza tym znalezienie różnic pomiędzy ewidencją księgową a stanem rzeczywistym wcześniej niż pod koniec roku pozwoli wyjaśnić wszelkie niezgodności na bieżąco.

Niezwykle ważne jest ustalenie, które produkty dobrze się sprzedają, a które nie. Wtedy można wprowadzić różne rozwiązania – np. wyeksponować artykuły tak, aby były widoczne przez klienta albo obniżyć ich cenę. Może zdarzyć się również sytuacja odwrotna – być może okaże się, że jakiegoś produktu jest za mało, a więc dobrze się sprzedaje, wtedy warto go uzupełnić podczas kolejnej dostawy.

 – Ostatnia ważna zaleta remanentu to wgląd w finanse. Dzięki niemu stwarza się możliwość porównania zysków i strat, a następnie wprowadzenia odpowiednich strategii. Oczywiście nie zawsze będzie się miało nad tym kontrolę, dlatego warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych księgowych, zaoszczędzi się wtedy czasu i uniknie stresu 

– tłumaczy przedstawiciel Biura rachunkowego Lidii Sarneckiej w Toruniu.

Inwentaryzacja jest niezwykle ważna, ponieważ wprowadza do działalności firmy ład. To dlatego warto przeprowadzać ją chociaż raz do roku.