Fakty i mity o dokumentacji cyfrowej

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z nieustannie rosnącą liczbą dokumentów. Dotyczy to nie tylko dużych przedsiębiorstw, ale również małych firm, w których prawidłowy obieg dokumentów jest niezbędny. Coraz więcej osób zaczyna rezygnować z tradycyjnego przechowywania akt na rzecz nowoczesnych oprogramowań, których zadaniem jest stworzenie elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów. Poznajmy zatem mity i fakty na temat dokumentacji cyfrowej.

Dokumentacja cyfrowa - co to właściwie jest?

Dokumentacja cyfrowa to nowoczesne rozwiązanie, którego realizacja polega na wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów za pomocą profesjonalnego oprogramowania. Dzieje się to za sprawą modułu DMS, który umożliwia elektroniczne przechowywanie, organizowanie oraz archiwizację akt cyfrowych. Dokumentacja cyfrowa polega na przekształceniu dokumentów papierowych w tzw. akta cyfrowe. 

Dzięki temu przedsiębiorstwo może przechowywać niezbędne dokumenty takie jak faktury, maile i umowy w jednym miejscu. - mówi specjalista z firmy E. Volution. System DMS działa w ten sposób, że za sprawą odpowiednich opcji zbiera dokumenty w jednym miejscu i umożliwia ich kategoryzację, np. pod względem chronologicznym lub tematycznym. Zastosowanie takiego rozwiązania nie tylko ułatwi prowadzenie firmy, ale i zapewni szybki i łatwy dostęp do niezbędnych informacji, bez konieczności przeszukiwania sterty papierów. 

Obecnie system dokumentacji cyfrowej cieszy się coraz większą popularnością, która przynosi korzyści dla funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Wybór nowoczesnych form oprogramowania może jednak budzić pewne wątpliwości, dlatego też rozprawmy się z mitami i poznajmy zastosowanie oraz właściwości dokumentacji cyfrowej.

MIT: Dokumentacja cyfrowa nie jest bezpieczna

Prowadzenie dokumentacji cyfrowej w porównaniu do papierowej wersji akt, wiąże się ze zwiększeniem bezpieczeństwa dokumentów. Dzieje się to za sprawą specjalnego systemu, który zezwala na dostęp do baz wyłącznie uprawnionym do tego osobom. Ponadto, aby dodatkowo zabezpieczyć akta cyfrowe, istnieje możliwość doboru różnych opcji szyfrowania, dopasowanych do stopnia ważności umów. Nie tylko zlikwiduje to ryzyko dostania się ich w niepowołane ręce, ale i ochroni dokumenty przed zniszczeniem lub zgubieniem. W momencie, gdy któryś z pracowników przegląda akta, system rejestruje i zapisuje jego wizytę, dlatego też w razie potrzeby istnieje możliwość szybkiej weryfikacji kto i kiedy przeglądał dane dokumenty.

FAKT: Dokumentacja cyfrowa to oszczędność dla przedsiębiorstwa

Zgodnie z wymaganiami prawnymi w formie dokumentacji cyfrowej przechowywane mogą być m.in. osobowe akta pracownicze, księgi rachunkowe, faktury, jak i sprawozdania finansowe. Takie rozwiązanie znacząco obniży wysokość nakładów finansowych, które zostałyby przeznaczone na ich wydruk w wersji papierowej. Z kolei, dzięki temu, że akta cyfrowe znajdują się w jednym miejscu, pracownicy mają do nich łatwy i szybki dostęp w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Nie tylko nie będą tracić czasu na poszukiwanie ważnych dokumentów, ale i pozwoli to na sprawną oraz wydajną pracę zdalną.

MIT: Dokumentacja cyfrowa to nie to samo co dokumentacja papierowa

Z racji tego, że przepisy zezwalają na prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, są one tak samo ważne, jak akta w wersji papierowej. Dokumentacja cyfrowa podlega również takim samym regulacjom prawnym, między innymi każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywana określonych umów w wyznaczonym terminie. Dzięki temu, że w systemach dokumentacji cyfrowej nie ma możliwość usunięcia akt cyfrowych przed terminem ustalonym przez przepisy prawne, zwiększa to bezpieczeństwo ich przechowywania.

FAKT: Dokumentacja cyfrowa pozwala na lepszą organizację przedsiębiorstwa

W systemach dokumentacji cyfrowej wszystkie akta zostają automatycznie odczytane i posegregowane do istniejących teczek. W sytuacji, gdy umowa jest nowa, system samodzielnie tworzy nową teczkę bez potrzeby udziału osób z zewnątrz. Co więcej, dzięki temu, że dokumenty są poukładane chronologicznie, nie ma problemu z ich szybkim zlokalizowaniem. W szczególności wpłynie to na sprawne realizowanie codziennych zadań, jak i pozwoli na prawidłowy obieg informacji w firmie. Stosunkowo łatwy dostęp do niezbędnych dokumentów pozwala także wyeliminować ryzyko popełnienia błędu, a co za tym idzie, przedsiębiorca ma możliwość lepszego zarządzania umowami i aktami.

MIT: Dokumentacja cyfrowa to rozwiązanie tylko dla dużych firm

Każde przedsiębiorstwo niezależnie od branży, wielkości, a także liczby osób zatrudnionych ma styczność z dokumentami. Tak naprawdę nawet przy niewielkiej ilości umów istnieje ryzyko popełnienia błędu lub co gorsze zgubienia dokumentów. Cyfrowe zarządzanie dokumentacją nie tylko zmniejszy stres związany z ryzykiem zagubienia ważnych umów, ale i pomoże na lepszą organizację działalności gospodarczej.

FAKT: Dokumentacja cyfrowa to ekologiczne rozwiązanie

Dokumentacja cyfrowa dzięki swoim zasadom działania wpisuje się w ekologiczne trendy oraz niesie za sobą pozytywne skutki dla środowiska naturalnego. Przede wszystkim z racji tego, że akta cyfrowe są przechowywane w wersji elektronicznej, firma znacząco ogranicza zużycie papieru, a co za tym idzie, przyczynia się do zmniejszenia wycinki drzew przeznaczonych na produkcję artykułów papierniczych. Zastosowanie nowoczesnego systemu obiegu dokumentów będzie również świadczyć o proekologicznym charakterze przedsiębiorstwa.