Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści dla firmy

Nie trudno wyobrazić sobie bałagan w dokumentacji firmowej. Zagubione faktury, przeoczone terminy płatności, nieuporządkowane dokumenty mogą wprowadzić fatalną w skutkach dezorganizację w pracy przedsiębiorstwa i stać się przyczyną wielu kłopotów. Może to spotkać małą firmę, jak również duże przedsiębiorstwo. Wizję katastrofy najłatwiej oddalić wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów. Warto poznać, jakie to może przynieść korzyści.

„Elektroniczny obieg dokumentów – tłumaczy przedstawiciel firmy Toner24h – automatyzuje procesy biznesowe i pozwala na sprawne zarządzanie dokumentami. Umożliwia wystawianie, korygowanie i wysyłanie faktur oraz obieg dokumentów HR, wszelkiego rodzaju umów, zapotrzebowań i zamówień zakupów. Warto zaznaczyć, że dostępne na rynku oprogramowania pozwalają na budowanie dowolnych ścieżek przepływu dokumentów, tak dostosowanych by jak najefektywniej usprawniały pracę przedsiębiorstwa. Coraz popularniejsze są oprogramowania działające w chmurze”.

Po pierwsze porządek i wygoda

Porządek jest podstawową wartością w prowadzeniu dokumentacji każdej firmy. Oprogramowania dostępne dla przedsiębiorstw mają mniej lub bardziej rozbudowane pakiety, dzięki którym łatwo dopasować je do potrzeb i specyfiki działalności. Dobrze zaplanowany obieg dokumentów umożliwia łatwy dostęp osobom uprawnionym do poszczególnych dokumentów. Pozwala na śledzenie obiegu dokumentów i rozeznanie, na którym etapie decyzyjnym się znajdują. Zwiększa to efektywność przepływu informacji, a tym samym poprawia produktywność firmy. Ważna jest też możliwość swobodnego dostępu do dokumentów firmy z każdego dowolnego miejsca. Ma to zasadnicze znaczenie, zwłaszcza podczas pracy zdalnej.

Oszczędność ma znaczenie

Redukcja kosztów związanych z przetwarzaniem danych oraz oszczędność czasu wynikająca z szybkiego dostępu do dowolnego dokumentu pozwala na redukcje zatrudnienia i ograniczenie kosztów osobowych w firmie. Przynosi także duże oszczędności materiałowe, dotyczące zużycia papieru oraz sprzętu biurowego. Warto też podkreślić walory ekologiczne elektronicznego archiwizowania dokumentów. Zmniejszona liczba drukowanych dokumentów wpisuje się w działania związane z ochroną środowiska naturalnego.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Korzystanie z gotowych systemów elektronicznego obiegu dokumentów przygotowanych przez dobrych producentów oprogramowania daje przedsiębiorstwu gwarancje dotyczące wymogów bezpieczeństwa. Wszelki dane są chronione, a dostęp do nich zabezpieczony jest certyfikatami bezpieczeństwa i hasłami. Przedsiębiorca również może być pewny, że stosowane procedury są zgodne z aktualnie obowiązującym prawem, w tym z RODO.

Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów jest niezbędny do spranego funkcjonowania nowocześnie zarządzanego przedsiębiorstwa. Pozwala na redukcję czasu i kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentów, swobodny dostęp do dokumentów i informacji oraz efektywny przepływu pracy, który eliminuje przestoje. System daje możliwość większej kontroli nad finansami, dokumentami i realizacją zadań, co zwiększa produktywność firmy i prowadzi do sukcesu rynkowego.