Jak działa oprogramowanie OCR?

Programy typu OCR to w dzisiejszych czasach standardowe oprogramowanie w wielu firmach lub organizacjach. Przy ich pomocy możliwe jest między innymi łatwe przeniesienie treści tekstu z dokumentów papierowych do pliku o wybranym formacie – bez mozolnego, ręcznego przepisywania.  Wiele osób zastanawia się: w jaki sposób działają tego typu programy? Odpowiedź znajdziemy w poniższym artykule.

Czym są programy OCR?

Skrót OCR oznacza Optical Character Recognition, co można przetłumaczyć jako „optyczne rozpoznawanie znaków”. Jak sama nazwa wskazuje, programy tego typu dają możliwość rozpoznawania znaków tekstowych – liter, cyfr, znaków interpunkcyjnych – istniejących w plikach graficznych takich jak skany stron książek czy cyfrowe bądź papierowe faktury, a następnie interpretowania ich i eksportowania do pliku tekstowego, arkusza kalkulacyjnego czy innej, edytowalnej postaci.

Jak działają programy OCR?

Widząc skan lub zdjęcie jakiegokolwiek tekstu jesteśmy w stanie odczytać go bez większego problemu, ponieważ nie ma dla nas znaczenia, w jakiej formie rzeczony tekst istnieje – po prostu interpretujemy to, co widzimy, rozpoznajemy litery. Standardowo komputer nie ma takiej możliwości – plik graficzny istnieje dla niego jako zbiór informacji o pikselach, i choć jest on w stanie wyświetlić nam obraz, to nie interpretuje go. Innymi słowy – po prostu nie wie, co na danym zdjęciu się znajduje – czy jest to zdjęcie strony książki, czy też czegokolwiek innego. Możliwość interpretacji zyskuje dopiero przy pomocy programu OCR. Jak działają tego typu aplikacje? Po załadowaniu obrazu dokumentu np. pod postacią skanu, program w pierwszej kolejności dokonuje jego analizy i wyodrębnienia poszczególnych elementów. Zasada jest prosta – jasne piksele w grafice interpretowane są z reguły jako puste miejsca, które nie wymagają identyfikacji. Piksele ciemne rozpoznawane są z kolei jako elementy składowe dokumentu. Dzisiejsze programy OCR potrafią z bardzo dużą precyzją odróżnić litery, cyfry oraz inne znaki tekstowe od pozostałych elementów grafiki, np. znaków firmowych czy kodów kreskowych. Po zlokalizowaniu elementów tekstu, program przystępuje do identyfikacji każdego z nich. W tym celu posługuje się analizą porównawczą – zestawia istniejące w pliku znaki ze wzorami znajdującymi się w jego bazie danych. Ostatni etap pracy to zestawianie wszystkich zidentyfikowanych znaków, a następnie przekształcenie ich do pożądanej postaci – na przykład nadającego się do edycji pliku tekstowego czy danych dla systemów księgowych.

Czy OCR popełnia błędy?

Jak każde rodzaj oprogramowania, również systemy OCR mogą popełniać błędy – niewłaściwie interpretować znaki bądź pomijać je. Należy jednak zwrócić uwagę, że zazwyczaj błędy te nie są spowodowane niedoskonałością narzędzia, lecz pliku złą jakością skanu. Przykładowo, program nie będzie w stanie właściwie odczytać znaków, które będą niewyraźne, rozmazane lub jeśli powierzchnia skanowanego dokumentu zostanie zniekształcona. W przypadku dokumentów cyfrowych w formacie pdf lub jpg, na przykład faktur, wyspecjalizowane programy, takie jak ReadIT OCR Smart zapewniają 100% zgodność uzyskanych danych z oryginalnym plikiem.

Dlaczego warto korzystać z programu OCR?

Główną zaletą płynącą ze stosowania programów OCR jest ogromna oszczędność czasu. Ręczne przepisywanie dokumentów to praca niezwykle żmudna – choć spisanie danych z jednego formularza czy faktury może zająć kilka chwil, to kiedy tych dokumentów jest tysiące (a tak wygląda codzienność w wielu firmach), wykonywanie tej pracy przez pracownika  uniemożliwi w praktyce zajęcie się czymkolwiek innym. Programy OCR właściwie wykonują całą pracę samodzielnie – identyfikują znaki, zaczytują dane, a następnie przetwarzając je do pożądanej postaci. Są przy tym niezwykle dokładne, samodzielnie weryfikują zgodność uzyskanych danych z oryginałem – nie ma potrzeby sprawdzać błędów. To dlatego są one tak powszechnie wykorzystywane w wielu firmach, biurach oraz urzędach.