Czym są dokumenty księgowe oraz jak je przechowywać?

Wszelkiego rodzaju dokumenty księgowe to coś, co należy w bardzo dokładny sposób prowadzić, a także przechowywać, jeśli nie chcemy narazić się na kary finansowe bądź jakiekolwiek inne konsekwencje ze strony urzędu skarbowego. Choćby ze względu na to warto przeczytać nasz artykuł i dowiedzieć się wszystkiego na temat prowadzenia a także przechowywania dokumentów księgowych.

Czym są dokumenty księgowe?

Dokument księgowy czy też dowód księgowy to rodzaj dokumentu, którego zadaniem jest ewidencjonowanie na przykład różnego rodzaju faktur w księgach rachunkowych. Wśród dokumentów księgowych jakie należy bezapelacyjnie przechowywać są między innymi rejestry VAT (sprzedażowe i zakupowe), sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne a także księgi podatkowe (zarówno w formie uproszczonej jak i pełnej).

Jak dzielimy dokumenty księgowe?

Dowody księgowe dzielimy na kilka rodzajów takich jak:

• Dowody zewnętrzne obce - Są to wszelkiego rodzaju rachunki czy też faktury, które otrzymujemy od zewnętrznych kontrahentów.

• Dowody zewnętrzne własne - Są to dokumenty wystawiane kontrahentom w oryginalnej formie (np. noty księgowe wystawiane przez stowarzyszenia).

• Dowody wewnętrzne - Ta kategoria obejmuje wszystkie dokumenty, które dotyczą wewnętrznych spraw organizacji i należą do nich między innymi lista płac, rachunki rozliczeniowe umowy o dzieło oraz umowy zlecenie, dokumenty obrotu magazynowego i kasowego.

• Dowody zbiorcze - Ostatnia kategoria dotyczy zbiorczych raportów finansowych takich jak na przykład raport kasowy.

Z czego powinien składać się dokument księgowy?

Ustawa o rachunkowości określa jasno, że wszystkie dokumenty księgowe powinny zawierać takie dane jak:

• Opis danej operacji a także jej wartość (wraz z liczbą i ceną jednostkową)

• Określenie rodzaju dowodu

• Identyfikacja stron operacji

• Data operacji a także data sporządzenia dowodu

• Czytelne podpisy stron

• Zapis określający sprawdzenie dowodu oraz jego dekretacja wraz z podpisami, czyli umożliwienie wpisania dowodu do ewidencji.

Kto może nam pomóc w dokładnym opisaniu dokumentów księgowych?

Jak wiadomo, wszystkie dokumenty związane z księgowością powinny zostać dokładnie prześwietlone pod każdym względem (zarówno rachunkowym jak i formalnym), dlatego też jeśli chcemy uniknąć nieprzyjemnych sytuacji podczas kontroli skarbowej, to warto zlecić sprawdzenie a także przygotowanie dokumentów księgowych profesjonalistom. Jedną z firm oferujących usługi z zakresu księgowości dla firm, które z czystym sumieniem możemy polecić jest Biuro Usług Rachunkowych i Audytu Wynik.