Materiał Partnera Bezpieczeństwo dokumentów w erze RODO – jak o nie zadbać?

Bezpieczeństwo dokumentów w erze RODO – jak o nie zadbać?


Zabezpieczenie ważnej dokumentacji zawsze było istotną kwestią w firmach czy urzędach. Obecnie, wraz z wprowadzeniem RODO, potrzeba ochrony wrażliwych danych – zarówno tych cyfrowych jak i tych na papierze – jeszcze bardziej wzrosła. W jaki zatem sposób można zadbać o wysoki standard ochrony danych osobowych oraz istotnych dokumentów, których wykradzenie czy skopiowanie mogłoby mieć poważne konsekwencje?

Wraz z wprowadzeniem 25 maja 2018 roku ustawy o RODO (skrót od wyrażenia „Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych”), zmienił się sposób w jaki nasze dane są przetwarzane i chronione. Odczuli to nie tylko użytkownicy Internetu, którzy nagle dostali na skrzynkę masę powiadomień o zmianach w ustawieniach prywatności w różnego rodzaju serwisach czy usługach sieciowych, ale też administratorzy zarządzający w firmach przepływem informacji.

Niezbędna analiza ryzyka

Jedną z najistotniejszych kwestii związanych z RODO oraz przechowywaniem różnego rodzaju dokumentów jest wymóg dokonywania tzw. analizy ryzyka związanego z przechowywaniem różnego rodzaju danych osobowych. Krótko mówiąc, zarówno instytucje państwowe jak i podmioty operujące w sektorze prywatnym muszą od czasu wprowadzenia RODO analizować, jak bardzo dany dokument jest narażony na skopiowanie czy wykradzenie oraz jak wysokie są potencjalne straty, gdyby do takiego zdarzenia doszło. Im wyższe ryzyko, tym bardziej zaawansowane środki bezpieczeństwa zobowiązana jest podjąć firma czy instytucja. W jaki zatem sposób można to ryzyko zminimalizować?

Papier wciąż w użyciu

Mogłoby się zdawać, że najrozsądniejszym rozwiązaniem w takiej sytuacji będzie przeniesienie najważniejszych dokumentów do sieci i trzymanie ich w formie dobrze zabezpieczonych wersji cyfrowych. Wydaje się to tym bardziej sensowne, że RODO powstało właśnie w odpowiedzi na coraz szerzej zakrojone przenoszenie się wszelkiego rodzaju umów i kontraktów do sieci. W praktyce jednak papier jest wciąż powszechny – przykładowo, w 2015 r. ilość zużytego przez firmy na całym świecie papieru oszacowano na około 77,4 mln ton. Przy takich ilościach dokumentacji istotne jest przede wszystkim wprowadzenie tzw. „polityki czystego biurka”, która zachęca pracowników do ograniczania trzymanej na biurkach dokumentacji do najbardziej niezbędnej. Niezbędne jest również przeszkolenie pracowników w dziedzinie systematycznego niszczenia niepotrzebnych już papierów zawierających potencjalnie wrażliwe dane.

Solidne zabezpieczenia

Warto pamiętać, że chociaż szkolenie pracowników jest istotne, to nie zastąpi dobrych fizycznych zabezpieczeń. W tej materii na szczęście na rynku nie brakuje ciekawych rozwiązań. Produkty które umożliwiają dobre zabezpieczenie dokumentów oferuje choćby firma AJ Produkty. W jej ofercie można znaleźć występującą w różnych wariantach szafkę metalową na dokumenty, która uniemożliwi niepowołanej osobie dostęp do schowanych w niej informacji. Dostępne są w różnych wersjach. W zależności od tego, jak bardzo cenne są przechowywane w niej materiały, można wyposażyć ją zarówno w zamek na zwykły klucz, jak i w bardziej zaawansowany zamek elektroniczny. Dostępne są również specjalne szafy antywłamaniowe, oferowane w wersji idealnie sprawdzającej się w roli archiwum na najważniejsze firmowe czy osobiste dokumenty. Jeżeli zaś chodzi o papiery „mniejszego ryzyka”, to być może warto zainwestować w wysokiej jakości szafki na klucze do zamków broniących dostępu do miejsc, gdzie wspomniane papiery są składowane. W asortymencie AJ Produkty znajduje się między innymi szafka na klucz z zamknięciem szyfrowym, która może okazać się doskonałym sposobem na ograniczenie dostępu do dokumentów do grona tylko najbardziej zaufanego personelu.

Wprowadzenie RODO wymusza na wszelkiego rodzaju instytucjach oraz firmach wprowadzenie wyższego poziomu ochrony dokumentów zawierających istotne dane osobowe. Przy podwyższaniu standardów bezpieczeństwa warto rozważyć nabycie specjalnych szafek i archiwów, które uniemożliwią dostęp do wrażliwych danych osobom pozbawionych odpowiednich uprawnień.

Podziel się