Warto zadbać o dobrze zorganizowane wydarzenie firmowe

Zorganizowane imprezy firmowe to jedno z narzędzi kształtowania wizerunku firmy. Zwane z angielska "eventami", takie wydarzenia mają na celu przyciągnięcie uwagi grupy docelowej. Mogą one być zakrojone na różną skalę, mniejsze lub większe, w zależności od potrzeb, ale zawsze powinny one być oryginalne, niekonwencjonalne i zacieśniać więzy pomiędzy firmą i jej otoczeniem zewnętrznym. Celem eventu jest rozgłos wokół firmy i zapamiętanie jej.

Po co firmy organizują eventy?

Dobrze zorganizowany event powinien w ciekawy i niezwykły sposób zaprezentować firmę i jej produkty zaproszonym gościom. Oprócz możliwości bezpośredniego zaprezentowania osiągnięć przedsiębiorstwa, staje się on także platformą, na której następuje integracja pomiędzy gospodarzem a jego gośćmi, czyli klientami, a także ze środowiskiem osób znanych, których obecność dodaje eventowi rozgłosu, oraz ze środowiskiem mediów, które pomogą rozpropagować firmę i jej produkty. Właścicielka firmy Katarzyna Dubiel Management, zajmująca się organizacją eventów sądzi, że aby przedsięwzięcie, jakim jest event zwróciło uwagę i przyciągnęło ludzi, oraz by pozostało im w pamięci na długo, powinno zostać zrealizowane w sposób niezwykły i zapadający w pamięć. Możemy wyróżnić kilka rodzajów eventów:

• wydarzenia biznesowe (business events) – organizowane są z dostawcami, dealerami, partnerami handlowymi i pracownikami firmy. Mogą to być konferencje, targi, kongresy, bądź nawet uroczystości z okazji świąt;
• wydarzenia motywacyjne (incentive events) – to spotkania dla pracowników, służące podniesieniu ich motywacji, a także dla współpracowników firmy, mające na celu ugruntowanie ich zaufania i przyjaznych stosunków. Zalicza się do nich wycieczki, szkolenia w ciekawych miejscach, zwiedzanie innych przedsiębiorstw z branży, a także wręczanie nagród i wyróżnień;
• wydarzenia społeczne (institutional events) – organizowane są przede wszystkim przez władze publiczne na użytek obywateli, bądź organizacji publicznych, ale mogą też być organizowane przez firmy na przykład dla pracowników i ich rodzin. Są to obchody, jubileusze, mogą też być sympozja naukowe;
• wydarzenia specjalne (special events) a także imprezy okolicznościowe to imprezy rozrywkowe, które służą komunikacji z klientem, happeningi, imprezy promocyjne, sportowe, koncerty itp.

Zadania organizatora eventu

Przygotowanie eventu to zadanie, które wymaga dużej sprawności organizacyjnej, umiejętności pracy pod presją czasu i niezawodnego rozwiązywania konfliktów. Do najważniejszych zadań osoby organizującej wydarzenie czy to firmowe, czy publiczne należy określenie celu i potrzeb organizatora oraz ocena możliwości realizacji tego celu. Scenariusz eventu powinien obejmować zagadnienia, które go dotyczą.