Jak prowadzić księgi rachunkowe w firmie? Zasady, które należy znać

W przypadku niektórych firm prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe. Stanowią one chronologiczne zestawienie zapisów księgowych przedsiębiorstwa. Każda z nich musi zawierać informacje na temat przychodów i wydatków oraz powinna być prowadzona według określonych zasad. Dlatego też, firmy często wynajmują profesjonalne biura rachunkowe oraz doradców podatkowych.

Z czego składają się księgi rachunkowe

Prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe w przedsiębiorstwie składają się z kilku podstawowych elementów. Zalicza się do nich zatem:

• ułożony chronologicznie dziennik, który zawiera zapis operacji gospodarczych firmy,
• księgę główną – w jej skład wchodzą między innymi wynagrodzenia pracowników, transakcje z kontrahentami, dowody zakupu i sprzedaży oraz środki trwałe,
• zestawienie obrotów i sald, które opierają się o zapisy z księgi głównej,
• księgę pomocniczą,

Wszystkie elementy składowe ksiąg rachunkowych zostały wymienione w ustawie o rachunkowości. Ta forma rozliczenia stosowana jest zazwyczaj w przypadku dużych firm, które muszą rozliczać się z każdej złotówki. Prowadzenie ewidencji operacji gospodarczych tego rodzaju jest zatem obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Dzięki niej można ocenić kondycję finansową firmy.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Do prowadzenia ewidencji firma może zatrudnić zewnętrzne podmioty zajmujące się sporządzaniem ksiąg rachunkowych. Korzystne oferty biur, takich jak Doradztwo Podatkowe PLUS I MINUS S.C., pozwalają przedsiębiorcom na skorzystanie z fachowych i opłacalnych dla nich usług specjalistów.

Księgi rachunkowe powinno otwierać się od pierwszego dnia, w którym doszło do przeprowadzenia transakcji finansowej przez firmę, na początek każdego roku obrotowego, w dniu zmiany formy prawnej przedsiębiorstwa, od dnia połączenia firmy z inną jednostką lub w dniu ogłoszenia jej upadłości bądź likwidacji. Otwarcie powinno nastąpić nie później niż w ciągu 15 dni od wystąpienia takich zdarzeń. Księgi rachunkowe wymagają także zamknięcia, które następuje między innymi  w dniu kończącym rok obrotowy, w dniu zakończenia działalności firmy, w przeddzień zmiany jej formy prawnej, w dniu przejęcia lub w przeddzień podziału spółki. W tym przypadku zamknięcie powinno nastąpić do 3 miesięcy od wyżej wymienionych zdarzeń.

Kolejną ważną zasadą w prowadzeniu ksiąg jest poparcie zawartych w niej zapisów odpowiednią dokumentacją. Należą do nich przede wszystkim faktury, rachunki oraz paragony. Ewidencja powinna być ponadto prowadzona na bieżąco oraz w rzetelny sposób, a dane w niej zawarte muszą być bezbłędne i kompletne.