Dzierżawa czy kupno urządzenia biurowego? Które rozwiązanie jest lepsze?

Drukowanie dokumentów to w dalszym ciągu bardzo ważny proces w każdej firmie. Jeśli jednak nie będzie on odpowiednio zarządzany, może generować całkiem spore koszty. Drukowanie bez nadzoru prowadzi do niepotrzebnych wydatków, obniżenia poziomu bezpieczeństwa, niebezpiecznego wycieku danych, mniejszej produktywności oraz wzrostu awarii sprzętu biurowego.

Lepiej kupić czy wydzierżawić?

Prawda jest taka, że każda firma nie może prawidłowo funkcjonować bez porządnej drukarki. Jeśli już więc właściciel firmy zdecyduje się na kupno urządzeń biurowych, muszą to być urządzenia lepszej jakości, a więc z wyższej półki cenowej. Zakup drukarki jest na pewno opłacalny w momencie, gdy produkcja dokumentów lub druk jest głównym obszarem działania firmy. Jeśli jednak firma drukuje małą ilość dokumentów, a jej właściciel nie chce inwestować w zakup drogiego sprzętu lub nie chce ponosić kosztów związanych z jego eksploatacją i serwisem, to dzierżawa jest najlepszym rozwiązaniem. W chwili obecnej na polskim rynku pojawia się coraz więcej firm, które oferują wynajem urządzeń biurowych, np. firma ARSO Serwis P.U.

Jakie korzyści daje dzierżawa?

Główne korzyści wynikające z dzierżawienia urządzeń biurowych:

- przy niewielkim nakładzie finansowym firma dysponuje nowoczesnym sprzętem,

- niski koszt usługi w porównaniu do zakupu własnego sprzętu i wydatków związanych z jego użytkowaniem i serwisowaniem,

- opłata ponoszona w związku z wynajmem urządzenia traktowana jest w całości jako koszt uzyskania przychodu, obniża więc podatek dochodowy,

- ustalając warunki umowy dzierżawy można z góry określi limit kopii lub wydruków, dzięki czemu łatwiej będzie zaplanować wydatki na obsługę sprzętu biurowego,

- firma zawsze otrzymuje sprawne urządzenia, najwyższej jakości,

- w razie awarii sprzętu otrzymuje bezpłatną usługę serwisową,

- w ramach umowy dzierżawy firma otrzymuje bezpłatne materiały eksploatacyjne i części zamienne,

- po zakończeniu umowy firma ma zapewniony bezpłatny odbiór zużytego sprzętu.

Kiedy firmy decydują się na dzierżawę?

Każda firma, która decyduje się na wynajem urządzenia biurowego, robi to z jakichś konkretnych powodów. W większości przypadków firmy podejmują taką decyzję, ponieważ nie stać ich na jednorazowe zapłacenie wysokiej kwoty za urządzenie. Często również przedsiębiorstwa nie mają potrzeby kopiowania dokumentów, a w każdym razie nie na tyle, aby musieć kupować urządzenie kopiujące. Większość firm działających na polskim rynku tylko kilka razy w miesiącu lub kilka razy w roku potrzebuje skorzystać z kopiarki lub drukarki. Wtedy też podmioty zajmujące się wypożyczaniem urządzeń biurowych, np. firma ARSO, przeżywają prawdziwe oblężenie. Z możliwości dzierżawy sprzętu biurowego korzystają także przedsiębiorcy, którzy dopiero zaczynają rozwijać własną firmę i chcą w ten sposób ograniczyć koszty działalności.

Dzierżawa urządzeń biurowych jest bardziej opłacalna od kupna nowych, drogich urządzeń. Usługa ta jest równie korzystna nie tylko dla małych firm, ale i dla tych większych, które na co dzień nie drukują dużej ilości dokumentów.