W jaki sposób należy ujmować koszty w KPiR?

Część podmiotów gospodarczych jest zobowiązana do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jako ewidencji podatkowej. Ujmowane w niej koszty związane z działaniem firmy mogą być księgowane na dwa sposoby – kasowy oraz memoriałowy. Czym się one od siebie różnią? I jakie są wyjątki od przyjętych zasad? Na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule.

Podstawowe metody ewidencji kosztów

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów obowiązuje między innymi osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, a także spółki partnerskie, jawne oraz cywilne, których przychody netto ze sprzedaży w minionym roku nie były większe niż równowartość 1 200 000 euro. To jedna z prostszych form ujmowania kosztów podatkowych, co może się odbywać jedną z dwóch metod. Wyboru przedsiębiorca nie musi nigdzie zgłaszać, a jedyna zasada mówi, że dany sposób należy stosować niezmiennie przez cały rok podatkowy. Pierwsza z nich to metoda uproszczona, nazywana również kasową. W jej przypadku wydatki ewidencjonuje się zgodnie z datą wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu księgowego. To właśnie ten termin jest uznawany za moment poniesionych kosztów. Co ważne, we wpisie ujmuje się całą kwotę, bez jej podziału na okresy.

Drugi sposób prowadzenia księgi przychodów i rozchodów stanowi metoda memoriałowa. W jej przypadku należy przede wszystkim dokonać podziału wydatków na bezpośrednie – mające ścisły związek z osiąganymi przychodami – oraz pośrednie, czyli odnoszące się do ogółu prowadzonej działalności. To właśnie od konkretnego ich rodzaju zależy sposób księgowania. Pierwsze ujmuje się w roku, w którym firma osiągnęła związany z nimi przychód. Drugie z kolei ewidencjonuje się zgodnie z datą wystawienia faktury, podobnie jak w metodzie kasowej. Różnica polega jednak na tym, że te dotyczące przełomu roku, trzeba podzielić proporcjonalnie na okresy, których dotyczą.

Odstępstwa od przyjętych zasad

Istnieje kilka grup ponoszonych kosztów, które księguje się niezależnie od tego, w jaki sposób ogólnie ewidencjonuje się wydatki w KPiR. Do nich należą:

• wynagrodzenia dla pracowników,

• składki ZUS osób zatrudnionych,

• odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),

• podatkowe różnice kursowe,

• odsetki związane z kredytami firmowymi.

Jak wiadomo, prawidłowe ujmowanie kosztów w księdze przychodów i rozchodów stanowi niezbędny element do prawidłowego sporządzenia rocznej deklaracji podatkowej. W związku z tym warto takie zadanie powierzyć na przykład biuru rachunkowemu Jacka Zembatego, które mieści się w Bolesławcu. Dla przykładu wypłaty pracowników powinny zostać zaksięgowane z datą ich naliczenia, o ile będą wypłacone w terminie zgodnym z zawartą umową. W przeciwnym razie pod uwagę bierze się termin ich faktycznej wypłaty.