Obowiązkowe elementy wyposażenia sali konferencyjnej

Sala konferencyjna to jeden z głównych elementów hotelu. To właśnie tam odbywają się spotkania firmowe, konferencje i szkolenia, a ich uczestnicy spędzają w nich większą część czasu spędzonego w hotelu. Z tego względu taka sala powinna nie tylko dobrze wyglądać, ale również – a w zasadzie przede wszystkim – spełniać swoją funkcję. W jakie elementy musi być wyposażona, aby firmy chciały ją wynajmować?

Umeblowanie

O takich rzeczach jak wentylacja czy wygodne krzesła w sali konferencyjnej nie trzeba chyba wspominać – na szczęście stało się to już standardem, choć jeszcze kilkanaście lat temu wcale tak nie było. Z krzesłami natomiast można spróbować różnych konfiguracji ich ułożenia. Przy dużej ilości osób sprawdzi się na pewno układ kinowy, gdzie krzesła są poustawiane naprzemiennie rzędami. Ale jeśli grupa jest mniejsza, to ułożenie krzeseł w półkolu, na wzór amfiteatru będzie miało wiele zalet – w takim ustawieniu pracownicy czują się wobec siebie mniej obco, mogą się łatwiej zgrać i, co najważniejsze, widzą się nawzajem. Takie ustawienie stawia też w innej pozycji prowadzącego, który staje się mniej anonimowy, a jednocześnie jest bardziej na świeczniku, co zwiększa jego autorytet.

Ważnym elementem sali jest również jej odpowiednie zaciemnienie. W większej sali z dużą ilością okien warto zainstalować rolety elektryczne, aby móc zaoszczędzić na czasie spędzonym na chodzeniu po sali i ręcznym zasłanianiu okien. Zaciemnienie jest konieczne, aby móc wygodnie korzystać z projektora.

Sprzęt audiowizualny

Sam projektor może być przytwierdzony pod sufitem. Jak każde rozwiązanie, ma to swoje wady i zalety – do tych pierwszych należy zaliczyć utrudniony dostęp w sytuacji, gdy zacznie szwankować i trzeba będzie go sprawdzić lub cokolwiek przy nim wyregulować. Z jednej strony, jeśli wszystko jest prawidłowo skonfigurowane, to nie powinno się nic dziać, jednak elektronika to tylko elektronika – nigdy nie wiadomo, czym nas zaskoczy; i w takich sytuacjach utrudniony dostęp może być uciążliwy. Z zalet takiego rozwiązania można wymienić to, że oszczędzamy miejsce i czas spędzony na ustawianiu i regulowaniu projektora za każdym razem, gdy zmieni się jego odległość od ekranu. Zaletą jest również mobilność projektora – zwłaszcza w sytuacji, gdy w hotelu nie odbywa się stale kilka konferencji i jeden projektor obsługuje kilka sal.

Drugim sercem sali konferencyjnej jest ekran – oczywiście im większa sala, tym powinien być on większy. W małych salach można spokojnie skorzystać z przenośnego obrazu na. Jeżeli jednak sala jest większa, warto zaopatrzyć ją w rolowany ekran, który można zamontować pod sufitem i zwinąć, gdy nie jest używany. Sale średnie i duże wymagają też nagłośnienia – na szczęście sale konferencyjne nie muszą to być hi-endowe systemy; muszą one po prostu spełniać swoje zadanie. Dlatego też, zanim wybierzemy hotel i salę na organizowane przez nas spotkanie, szkolenie czy inne wydarzenie, poszukajmy sali, która ma wszystkie potrzebne nam elementy. Takimi salami dysponuje np. Hotel Supraśl.