Kto odpowiada za błędy w księgach rachunkowych?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest zadaniem żmudnym i skomplikowanym, dlatego wielu przedsiębiorców, szczególnie tych początkujących, decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnego biura księgowego. Czy powierzenie rozliczeń zewnętrznej firmie zwalnia przedsiębiorcę z odpowiedzialności za ewentualne błędy w księgach? Dowiedz się więcej na ten temat.

Przekazanie zadań związanych z prowadzeniem księgowości zewnętrznej firmie stanowi częstą praktykę wśród przedsiębiorców. Dzięki takiemu rozwiązaniu właściciel może w większym stopniu skoncentrować się na rozwoju własnego przedsiębiorstwa, a rozliczeniami zajmują się specjaliści. Alternatywą jest powierzenie rozliczeń księgowemu zatrudnionemu w danej firmie. Bez względu na to, na jakie rozwiązanie zdecyduje się przedsiębiorca, odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości w rozliczeniach spoczywa na nim samym.

Przedsiębiorca jako osoba odpowiedzialna za błędy w rozliczeniach

Na mocy art. 26 Ordynacji podatkowej, za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych właściciel firmy odpowiada całym swoim majątkiem. Oznacza to, że w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości, konsekwencje ponosi właściciel przedsiębiorca. Zapisy zawarte w umowach, określające przeniesienie odpowiedzialności na dane biuro księgowe, nie mają tutaj znaczenia. W przypadku gdy kierownikiem określonej jednostki jest organ spółki, odpowiedzialność rozkłada się równomiernie na wszystkich jego członków.

Obowiązujące prawo rozszerza jednak zakres odpowiedzialności za uchybienia w księgowości na każdego, kto dopuszcza się tego rodzaju działania lub zaniechania. Oznacza to, że konsekwencje może ponieść także główna księgowa zatrudniona w danej firmie lub zewnętrzne biuro księgowe.

Osoba, która popełniła błędy, może zostać ukarana grzywną lub pozbawieniem wolności do lat 2. W niektórych przypadkach obie kary stosowane są łącznie.

Zakres odpowiedzialności biura księgowego

Jeśli biuro księgowe, któremu zleciliśmy prowadzenie rozliczeń, dopuściło się uchybień, możemy wystąpić o odszkodowanie. W takim przypadku możliwe jest wszczęcie postępowania sądowego, na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. Artykuł ten zobowiązuje dłużnika do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub nieprawidłowego wykonania nałożonego na niego zobowiązania.

Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której błędne rozliczenia są wynikiem niedopełnienia formalności przez samego klienta biura rachunkowego, np. niedostarczenia w określonym terminie kompletu dokumentów niezbędnych do rzetelnego przeprowadzenia rozliczeń. W takim przypadku odpowiedzialność spoczywa na przedsiębiorcy.

Warto też wiedzieć, że nieprawidłowości w księgach rachunkowych nie muszą być wynikiem celowego działania. Praca księgowego wymaga przetwarzania bardzo dużej liczby dokumentów oraz informacji. Nawet kompetentna osoba może popełnić błąd, który zostanie dostrzeżony dopiero na etapie weryfikacji rozliczeń przez organ skarbowy. Z tego powodu, na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów, biuro rachunkowe musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Obowiązek ten dotyczy jednak tylko niektórych czynności prowadzonych przez księgowych.