Księgi handlowe – spis przydatnych informacji

Poruszając poszczególne kwestie związane z księgami handlowymi dobrze będzie zwrócić uwagę między innymi na takie elementy, jak które firmy muszą prowadzić księgi handlowe, a także jak wygląda prowadzenie tego rodzaju ksiąg. Informacje związane z tymi tematami nie są dla wszystkich oczywiste, dlatego też po najbardziej przydatne informacje zapraszamy do poniższego wpisu.

Zacznijmy od podstaw

Na początku tego wpisu dobrze będzie skupić się przede wszystkim na tym, czym są księgi handlowe. Zatem, tego rodzaju księgi stanowią zestawienie wszelkich zdarzeń gospodarczych, jakie to wydarzyły się w firmie. Dokładniej rzecz ujmując, zakres ten obejmuje wykazy obrotów, wykazy sald, a także inwentarz przedsiębiorstwa. Jeśli natomiast chodzi o to, kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg handlowych, tutaj do czynienia mamy przede wszystkim ze spółkami komandytowymi, komandytowo-akcyjnymi, a także kapitałowymi. Oprócz tego, trzeba wspomnieć także o osobach fizycznych oraz spółkach, które to przekraczają roczny limit przychodów w wysokości 2 milionów euro. Jest to dość wysoki pułap.

Skoro już wyjaśniliśmy sobie najbardziej podstawowe kwestie związane z księgami handlowymi, dobrze będzie zwrócić teraz uwagę na ich zawartość. Warto wiedzieć, że poszczególne elementy, jakie to muszą zawierać księgi handlowe regulowane są przez art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W efekcie, zawartość ksiąg handlowych stanowią przede wszystkim dziennik, księga główna oraz księgi pomocnicze. Nie jest to oczywiście wszystko, gdyż w księgach handlowych należy zawrzeć również zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników pasywów i aktywów – czyli inaczej mówiąc, inwentarz. Po więcej informacji na temat tych elementów zwróciliśmy się do specjalistów z firmy Ann Finance świadczącej usługi rachunkowe.

Elementy księgi handlowej

Zacznijmy od opisu najważniejszych informacji związanych z dziennikiem. W przypadku tego elementu, trzeba wiedzieć, że musi on zawierać zapisane w sposób chronologiczny wszelkie zdarzenia gospodarcze, do jakich to doszło w spółce. Co więcej, poszczególne zapisy uwzględnione w ramach dziennika powinny być także stosownie ponumerowane, a same obroty powinny być liczone w tak zwany sposób ciągły. Dziennik powinien być na tyle jasno prowadzony, żeby można było za jego pomocą uzgodnić zawarte w nim obroty z obrotami zestawienia obrotów, a także sald kont księgi głównej. Jeśli natomiast chodzi o księgę główną, dobrze wiedzieć przede wszystkim to, że składa się ona z kont syntetycznych. Ewidencja księgowa w tego rodzaju księdze musi być zgodna z zasadą podwójnego zapisu.

Zasada podwójnego zapisu zakłada, że wszelkie operacje gospodarcze powinny być zaksięgowane jednocześnie na dwóch kontach. Z innych informacji o księdze głównej, trzeba wspomnieć również o tym, że pod datą otwarcia ksiąg handlowych należy wprowadzić salda początkowe aktywów oraz pasywów. Sama księga główna zawiera te same zapisy co dziennik, z tym że są one ułożone w porządku systematycznym. Księga handlowa składać będzie się również z ksiąg pomocniczych. Wykorzystywane są one w celu rejestracji zdarzeń zamieszczonych w księdze głównej, z dodatkowymi informacjami. Co jeszcze trzeba o nich wiedzieć?

Więcej o elementach ksiąg handlowych

Mając na celu umieszczenie odpowiednich zapisów kont w księgach pomocniczych bardzo ważne będzie to, aby były one w zgodzie z saldami oraz zapisami na kontach w księdze głównej. Oprócz tego, księga główna składa się także z zestawienia obrotów i sald, które to nazywane są bilansem próbnym. Wspomnieć należy także krótko o inwentarzu, który to stanowi z kolei zestawienie aktywów i pasywów, przy czym są one dodatkowo także stosownie potwierdzone inwentaryzacją. Inwentarz należy prowadzić w momencie, gdy nasza firma nie prowadziła ksiąg rachunkowych w sposób określony w odpowiedniej ustawie – w innym wypadku inwentarz to zestawienie sald ksiąg pomocniczych oraz księgi głównej.