Jakie są obowiązki specjalisty do spraw kadr i płac?

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje wsparcia doświadczonego specjalisty do spraw kadr i płac. Są to osoby, mające rozległą wiedzę na temat prawa pracy, zmian w obowiązujących przepisach, odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie firmy. W naszym artykule wskażemy podstawowe zadania, jakie na co dzień wykonują pracownicy działów kadr, zatrudnieni bezpośrednio w zakładzie pracy lub współpracujący na zasadzie outsourcingu.

Kadrowa – specjalista w dziedzinie rozliczeń pracowniczych

Jednymi z głównych filarów prawidłowego funkcjonowania każdego zakładu pracy są rzetelnie przygotowane umowy z pracownikami, w tym: umowy o pracę, zlecenia lub umowy o dzieło, terminowe wypłaty wynagrodzeń, miesięczne deklaracje rozliczeniowe do ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. Są to zadania specjalisty do spraw kadr i płac, odpowiadającego za bieżące rozliczenia pomiędzy firmą, osobami w niej zatrudnionymi oraz organami fiskalnymi państwa. Taka osoba sporządza też raporty imienne osób ubezpieczonych i doradza pracodawcy oraz pracownikom w różnych kwestiach, związanych z urlopami, ubezpieczeniem czy warunkami zatrudnienia.

Jak zauważa ekspert z Biura Rachunkowego TwojKsiegowy.pro Jakuba Woźnicy, które od ponad 10 lat zajmuje się prowadzeniem spraw kadrowo-księgowych na terenie Gniezna i okolic:

Obowiązki kadrowych są mocno zróżnicowane i uzależnione od specyfiki, w tym – wielkości zakładu pracy. Specjaliści do spraw personalnych oraz płac dbają o bieżącą archiwizację dokumentów zgodnie z polityką RODO, naliczają wynagrodzenia, dodatki pracownicze czy nagrody jubileuszowe, ewidencjonują też czas pracy, na podstawie którego obliczają ilość dni przysługującego urlopu. W dużych firmach, zatrudniających kilkadziesiąt lub kilkaset osób, działy kadr współuczestniczą również w tworzeniu polityki personalnej.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i rekrutacja

Kadrowa w firmie czuwa nad tym, by osoby, zatrudnione w firmie, miały kompletną, uzupełnianą na bieżąco dokumentację pracowniczą, w tym: aktualne badania lekarskie, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ukończone stosowne szkolenia stanowiskowe.

W niektórych przedsiębiorstwach specjalista do spraw kadr jest również odpowiedzialny za nabory pracownicze, redakcję ogłoszeń, a nawet – prowadzenie rozmów z zainteresowanymi kandydatami. Działy HR średnich i dużych firm zajmują się zwykle kompleksowo procesem rekrutacji i podpisywaniem umów z osobami spełniającymi wymagania formalne pracodawcy.