Jaka drukarka najlepiej sprawdzi się w małej firmie?

Idealna drukarka do małej firmy powinna być możliwie uniwersalna. Prawdopodobnie będzie to jedyne lub jedno z zaledwie kilku urządzeń drukujących, na których spocznie ciężar realizacji wszystkich zadań związanych z drukiem. Dlatego drukarka powinna radzić sobie nie tylko z fakturami i umowami, ale także z drukiem ulotek, broszur czy materiałów szkoleniowych. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze drukarki do Twojej firmy.

Aby odpowiedzieć na pytanie, jaka jest optymalna drukarka do małej firmy, wypada zacząć od sprecyzowania, o jaką firmę chodzi. 

Mała firma, czyli jaka?

Wbrew pozorom określenie mała firma nie odnosi się do zbioru przedsiębiorstw bardzo do siebie zbliżonych wielkością. Definicję małej firmy przypomina specjalista z firmy DKS w Łodzi, oferującej drukarki do firmy: – Mała firma, zgodnie z polskimi normami prawnymi, to przedsiębiorstwo, w którym średnioroczne zatrudnienie w okresie dwóch kolejnych lat nie przekroczyło 50 osób. Oznacza to, że małą firmą jest jednoosobowa działalność gospodarcza i przedsiębiorstwo zatrudniające kilkudziesięciu pracowników. Takie podmioty mają bardzo odmienne zapotrzebowanie na druk, a co za tym idzie, potrzebują innych drukarek.

Różnice pomiędzy środowiskami druku w małych firmach zależą nie tylko od liczby zatrudnionych pracowników, ale także od branży, w której działa dane przedsiębiorstwo. Największe i najbardziej wyspecjalizowane zapotrzebowanie na druk mają firmy z sektora kreatywnego, w tym przede wszystkim agencje marketingowe, firmy reklamowe, biura projektowe, podmioty zajmujące się organizacją imprez kulturalnych. Duże zapotrzebowanie generują też kancelarie prawne, biura rachunkowe, firmy szkoleniowe i edukacyjne.

Odpowiedz na pytania, aby wybrać optymalną drukarkę

Nie wybierzesz odpowiedniej drukarki do firmy, jeżeli nie ustalisz faktycznego zapotrzebowania na druk. Potrzebne są dane o średniej miesięcznej liczbie wydruków w określonych formatach oraz procentowym udziale wydruków kolorowych. Dysponując tymi danymi, możesz podjąć decyzję dotyczącą kluczowych cech drukarki:

• laserowa czy atramentowa – do druku okazjonalnego wystarczy nawet tania drukarka atramentowa z marketu, jednak przy tysiącach lub dziesiątkach tysięcy wydruków miesięcznie niezastąpione są laserowe drukarki biurowe klasy biznesowej – przemawia za nimi szybkość pracy, wysoka jakość i niski średni koszt jednego wydruku,
• monochromatyczna czy kolorowa – jeżeli drukujesz głównie faktury, umowy czy formularze, to najbardziej ekonomiczne przy tych zadaniach będą drukarki czarno-białe – gdy w grę wchodzą ulotki, oferty, prezentacje, broszury czy materiały szkoleniowe, to niezbędne jest urządzenie do druku w kolorze, 
• zalecany nakład miesięczny – producenci drukarek podają standardowo zalecany i maksymalny nakład miesięczny: najlepszym wyborem będzie drukarka, której zalecany nakład miesięczny pokrywa się lub jest tylko nieznacznie mniejszy od średniej miesięcznej liczby wydruków w Twojej firmie – właściwe obłożenie drukarki praca zapewni jej dłuższą bezawaryjną eksploatację,
• format A4 czy A3 – drukarki formatu A4 są znacznie tańsze od modeli A3, dlatego warto przeanalizować starannie zapotrzebowanie firmy na wydruki w większym formacie – jeżeli powstają one okazjonalnie i nie wiążą się z podstawową działalnością firmy, to inwestowanie w drukarkę A3 nie ma uzasadnienia ekonomicznego (o wiele bardziej opłacalne będzie zlecenie druku zewnętrznej firmie),
• liczba arkuszy na minutę – jeżeli konieczny jest błyskawiczny druk dużych nakładów, to najważniejszą cechą drukarki staje się liczba wydruków na minutę – jeżeli nie uwzględnisz tego parametru, może się okazać, że pomimo doskonałej jakości druku, urządzenie kompletnie nie spełnia Twoich oczekiwań,
• jakość druku – podstawowym parametrem przy ocenie jakości wydruku jest rozdzielczość mierzona w pikselach na cal (dots per inch – DPI): przy druku dokumentów tekstowych wystarczające jest 300 dpi, rysunki i wykresy wymagają 600 dpi, natomiast zdjęcia najlepiej drukować w rozdzielczości 1200 dpi i większej,
• dodatkowy osprzęt i funkcje – mile widziane są takie funkcje, jak łączność Wi-Fi i drukowanie z urządzeń mobilnych, ale także możliwość automatycznego druku dwustronnego, zwiększenia pojemności zasobników na papier lub finiszerów do automatycznego dziurkowania, zszywania i składania dokumentów.

W warunkach biurowych liczy się też cicha praca urządzenia. Wielkim ułatwieniem w codziennej pracy jest duży i intuicyjny panel dotykowy drukarki oraz menu w języku polskim. 

Na zakończenie warto powtórzyć, że wybór optymalnej drukarki do firmy musi być poprzedzony staranną analizą potrzeb. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej optymalnym urządzeniem może być czarno-biała drukarka z marketu. Natomiast w przypadku agencji reklamowej niezbędna będzie wysokowydajne urządzenie kolorowe, drukujące dziesiątki stron na minutę.