Czym są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe są systemem rejestrującym wydatki i przychody, co pozwala ocenić sytuację finansową spółki. Poza tym umieszcza się w nich również koszty dotyczące zobowiązań kredytowych, wynagrodzeń dla pracowników, wynajmów lokali itp. Można prowadzić je w formie papierowej lub elektronicznej.

Kto powinien prowadzić księgi rachunkowe?

Ustawa o rachunkowości, a dokładniej art. 2 ust. 1 określa szczegółowo przedsiębiorców, których obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji gospodarczej przy użyciu ksiąg rachunkowych. Należą do nich: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. poz. 1629), jeżeli ich przychody netto w ubiegłym roku obrotowym wyniosły co najmniej 2 000 000 euro.

Komu powierzyć ich administrowanie?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych można powierzyć działowi księgowości, o ile posiadamy taki w firmie. Inną alternatywą jest oddanie tego zadania zewnętrznemu biurowi rachunkowemu. Jeżeli zdecydujemy się na tę drugą opcję, to naszym obowiązkiem jest powiadomienie o tym właściwego urzędu skarbowego i zapewnienie dostępu do nich, w razie kontroli. Jednym z profesjonalnych miejsc, które od ponad 22 lat zajmuje się księgami rachunkowymi, jest Biuro Rachunkowe Radek. Skorzystanie z jego oferty jest bardziej opłacalne niż stworzenie wewnętrznego działu księgowości. Jednak musimy pamiętać, że nawet jeżeli powierzymy mu to zadanie, to nie będziemy zwolnieni z odpowiedzialności za poprawność ksiąg. Dlatego polecamy skorzystać z oferowanych przez doświadczony personel bezpłatnych konsultacji online, podczas których umówimy wszystkie nurtujące nas kwestie i rozwiejemy wszelkie wątpliwości.

Co wchodzi w ich skład?

W skład ksiąg rachunkowych wchodzi pięć elementów. Zadaniem każdego z nich jest rejestrowanie różnych operacji. Poniżej opisujemy pokrótce wszystkie części.

• Dziennik – w tym elemencie zapisuje się chronologicznie każdą wykonywaną operację gospodarczą. Należy je odpowiednio numerować, co pozwala na powiązanie ich z dowodami księgowymi.

• Konta księgi głównej (konta syntetyczne) – ich działanie polega na podwójnym zapisie aktywów i pasywów. Umieszczamy w nich te same informacje, które znajdują się w dzienniku, w sposób systematyczny.

• Konta ksiąg pomocniczych – są one szczegółowym uzupełnieniem zapisów umiejscowionych w księdze głównej. Rejestruje się w nich: środki trwałe, operacje sprzedaży i zakupy, rozrachunki z pracownikami i kontrahentami, składniki aktywów oraz operacje gotówkowe.

• Bilans próbny – jego zadaniem jest sprawdzenie zapisów umieszczonych w dzienniku i księdze głównej. Znajdziemy w nim zestawienie sald i obrotów.

• Inwentarz – jest wykazem aktywów i pasywów. Dotyczy spółek, które w danym roku zamieniły uproszczoną księgowość na pełne księgi.

Jakie dokumenty są podstawą do zapisów w księgach?

Każdy zapis umieszczony w księdze rachunkowej musi mieć potwierdzenie w przechowywanej dokumentacji. Dowody te dzieli się na: zewnętrzne obce (np. paragony, faktury, rachunki), zewnętrzne własne (np. noty księgowe, faktury sprzedażowe) oraz wewnętrzne (np. dokumenty obrotu kasowego lub magazynowego). Jednak o to i nie zadbają za nas profesjonaliści. Natomiast my w tym czasie możemy skupić się na rozwijaniu biznesu.