Czym jest księga przychodów i rozchodów i jak ją prowadzić?

Księga przychodów i rozchodów jest jednym z najchętniej wybieranych przez mikro i małych przedsiębiorców sposobów ewidencji zdarzeń gospodarczych. To właśnie na podstawie zapisów dokonanych w KPiR określa się wysokość zobowiązań publiczno-prawnych, jakie musi uregulować przedsiębiorca. W artykule omawiamy szczegółowo budowę Księgi Przychodów i Rozchodów wraz ze sposobami ewidencji danych.

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Jak już wspomnieliśmy wcześniej KPiR jest rodzajem ewidencji rachunkowej, w którym ujmowane są informacje o wszystkich zdarzeniach gospodarczych, w jakich brał udział podmiot ewidencjonujący. To na podstawie poprawności zapisów w niej dokonanych wiemy, ile będzie wynosiła wysokość zobowiązania publiczno-prawnego wobec Urzędu Skarbowego. Zapytaliśmy księgową z biura rachunkowego Financial Service Support o to, kto może prowadzić KPiR? Dowiedzieliśmy się, że w warunkach polskich precyzuje to zapis, który odnajdziemy w Ustawie o PIT. W artykule 24a możemy przeczytać, że ten obowiązek dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, spółek jawnych oraz spółek partnerskich. Warunkiem, który daje możliwość prowadzenia tego rodzaju ewidencji księgowej, jest nieprzekroczenie w roku obrotowym 1.200.000 EUR przychodu netto ze sprzedaży towarów i usług.

Każda księga przychodów i rozchodów ma 17 kolumn po to, aby właściwie udokumentować zdarzenie gospodarcze. Zapisy można uznać za niewłaściwie jeżeli nie są ujęte we wszystkich kolumnach. Oczywiście w zależności od przyjętego podejścia, koszty w KPiR można ujmować w dwójnasób, tj.:

• metodą uproszczoną,
• metodą memoriałową.

Metoda uproszczona z założenia ma jak najbardziej ułatwić ewidencję rachunkową, ponieważ przy jej wykorzystaniu koszty potrącane są w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. W praktyce oznacza to tyle, że nie musimy przejmować się dniem wystawienia dokumentu, ale dopilnować, aby na koniec roku wszystkie dane były ujęte w księdze. Metoda memoriałowa zalecana jest przedsiębiorcom, którzy rozliczają się z podatku VAT. Zasadą nadrzędną jest uznawanie dnia poniesienia kosztu za dzień, w którym zostaje on ujęty w księgach rachunkowych na podstawie konkretnego dokumentu.

Warto dodać, że wraz ze zmianą legislacyjną wprowadzoną 1 stycznia 2018 roku przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłaszania do Urzędu, że księga przychodów i rozchodów jest prowadzona. Zamysłem było maksymalne ograniczenie liczby procedur związanych z zakładaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Specjaliści od księgowości podkreślają, że wielu przedsiębiorców ucieszyło się z tej zmiany, a same biura rachunkowe odetchnęły, ponieważ każda zmiana zmierzająca do ograniczenia formalności pozwala na całkowite skupienie uwagi na poprawnej ewidencji danych.