Czy zlecenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznej firmie się opłaca?

Wszelkie sprawy kadrowo-płacowe obarczone są ogromną odpowiedzialnością, a prawidłowo poprowadzona księgowość w firmie to tak naprawdę fundament jej płynnego funkcjonowania.  Nic więc dziwnego, że wiele przedsiębiorstw tworzy w swoich strukturach odrębne działy dedykowane wyłącznie takiej dziedzinie. To jednak nie jedyne dostępne rozwiązanie, ponieważ coraz popularniejsze staje się zlecanie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznym biurom rachunkowym.

Na czym tak właściwie polega obsługa kadrowo-płacowa?

Pojęcie obsługi kadrowo-płacowej obejmuje szereg czynności związanych z prawidłowym funkcjonowaniem firmy oraz obsługą z zakresu dokumentacji i finansów, szczególnie w kontekście zatrudnionych w niej pracowników. W wielu przedsiębiorstwach wykonywanie takich zadań zlecane jest oddzielnemu, stworzonemu wyłącznie do tego celu zespołowi, co generuje dla firmy dodatkowe koszty związane z utrzymaniem miejsc pracy i zatrudnieniem. W działalnościach gospodarczych wykonywanych na mniejszą skalę takie rozwiązanie nie zawsze się opłaca, a z kolei samodzielne prowadzenie księgowości wiąże się z ryzykiem popełnienia błędu, ponieważ przepisy i wytyczne nieustannie się zmieniają. Dlatego wielu właścicieli firm chętnie zleca obsługę kadrowo-płacową biurom rachunkowym, które są wyspecjalizowane w tym zakresie.

Co konkretnie oferują profesjonalne biura rachunkowe?

Firmy, takie jak biuro rachunkowe „Bilans” z Zamościa, w ramach outsourcingowej obsługi kadrowo-płacowej oferują zakres specjalistycznych zadań, do których należy sporządzanie umów o pracę, zlecenie czy dzieło na podstawie informacji uzyskanych od klienta. Przygotowują one także listy płac dla pracowników, rachunki do umów cywilnoprawnych oraz prowadzą dokumentację rejestracyjną pracowników i zleceniobiorców (ZUS).

W ramach oferowanych usług biuro rachunkowe może zająć się również imiennymi kartami przychodów pracowników czy deklaracjami przygotowywanymi na potrzeby ZUS oraz urzędów skarbowych, takimi jak PIT 4 oraz PIT 8A. Do podstawowych czynności w ramach obsługi kadrowo-płacowej należy także sporządzanie zeznań rocznych PIT 11, PIT 8B czy PIT 40. Na zlecenie klienta, biuro rachunkowe współpracujące z danym przedsiębiorstwem może przygotowywać zaświadczenia o wynagrodzeniu i zatrudnieniu pracowników.

Zlecenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznej firmie nie różni się więc niczym, w zakresie wykonywanych zadań, od utworzonego stacjonarnie działu kadr. Istotną różnicę mogą za to stanowić koszty związane z takimi usługami, dlatego dla małych i średnich firm współpraca z biurem rachunkowym może okazać się bardzo korzystna.