Co zmienia się w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej od 2019 roku?

Od nowego roku zmianom ulega czas oraz sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dowiedz się, co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe przepisy. Przeczytaj, jakie korzyści niosą za sobą nowe zmiany. Sprawdź, czy można skrócić okres przechowywania i jak to zrobić. Dowiedz się, w jakiej formie będą gromadzone dokumenty od 2019 roku.

Co zmienia się od 1 stycznia 2019 roku?

Zmiany dotyczą okresu przechowywania dokumentów pracowniczych oraz elektronicznych akt pracownika. Mowa tu o dokumentacji pracowniczej, która obejmuje zarówno dokumenty związane ze stosunkiem pracy, jak i akta osobowe pracowników. Nowe przepisy zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku. 

Ile była przechowywana dokumentacja pracownicza do 1 stycznia 2019?

Wcześniej pracodawca był zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez 50 lat. Tak długi okres przechowywania podyktowany był interesem pracowników, którzy na podstawie zachowanych dokumentów mieli możliwość ustalenia świadczeń emerytalnych oraz renty. Dla pracodawcy było to swego rodzaju obciążenie, które wymagało ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z administracją.

Ile będzie przechowywana dokumentacja pracownicza?

Od 1 stycznia 2019 roku dokumenty osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz zleceniobiorców, którzy zostali zatrudnieni po 2018 roku, będą przechowywane krócej – dokładnie 10 lat. W niektórych przypadkach czas archiwizacji dokumentów może ulec skróceniu. Sytuacja osób, które zostały zatrudnione przed 1 stycznia 1999 roku, pozostaje bez zmian i w ich przypadku okres przechowywania wynosi niezmiennie 50 lat.

Jak skrócić okres przechowywania dokumentacji?

Specjaliści z biur rachunkowych wskazują, że taka możliwość przysługuje jedynie konkretnej grupie osób. Czas przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat jest możliwy do skrócenia wyłącznie dla osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 1 stycznia 2019 roku, które już nie pracują. W tym celu należy złożyć oświadczenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające zamiar przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz – już po zakończeniu stosunku pracy pracownika – złożyć do ZUS tak zwane raporty informacyjne (ZUS RIA).

Jak przechowywać dokumenty pracownicze – tradycyjnie czy elektronicznie?

Dotychczas dokumenty pracownika mogły być przechowywane jedynie w formie papierowej. Dla wielu pracodawców było to kłopotliwe, ponieważ musieli wyznaczyć sporą przestrzeń, by zmieścić wszystkie potrzebne papiery. Od nowego roku przepisy w tym względzie stały się bardziej łaskawe dla pracodawców, którzy mogą podjąć decyzję, czy chcą przechowywać dokumentację tradycyjnie, czyli na papierze, czy wolą postawić na formę elektroniczną.

Warto zaznaczyć, że teczki elektroniczne muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Zmiana sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej działa również w drugą stronę – dokumenty elektroniczne można wydrukować i przechowywać na papierze, jednak muszą zostać one podpisane przez pracodawcę lub wyznaczoną osobę, która ma takie upoważnienie.

Kolejną ważną kwestią, która dotyczy zmiany przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną oraz na odwrót, jest obowiązek zawiadomienia pracowników o tym fakcie. Następny niezbędny krok to udostępnienie poprzedniej wersji dokumentacji w ciągu 30 dni.

Istotną zmianą jest także obowiązek nałożony na pracodawcę, który mówi o tym, że na wniosek obecnego lub byłego pracownika jest on zobowiązany do wydania całości lub części dokumentacji pracowniczej.