Co możemy zaliczyć do ewidencji środków trwałych, a co do ewidencji wyposażenia?

Prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa wymaga dokładnego dokumentowania dokonanych zakupów, wykonanych produktów oraz usług. Z tego też powodu ważnym aspektem księgowości firmy będzie ewidencja środków trwałych oraz ewidencja wyposażenia. Pewne trudności, zwłaszcza początkującym przedsiębiorcom, sprawia właściwa klasyfikacja zakupów do tych dwóch grup.

Ewidencja środków trwałych

W ustawie o podatku dochodowym nie znajdziemy jasnej definicji środku trwałego, a jedynie listę składników majątku, które w określonych warunkach za takie mogą być uznawane. Będą to:

• budowle, budynki i lokale będące odrębną własnością;
• maszyny, urządzenia i środki transportu;
• inne przedmioty.

Muszą one jednak przy tym stanowić własność lub współwłasność podatnika, zostać nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne oraz zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Przewidywany czas ich użytkowania powinien przy tym wynosić więcej niż rok, a ich przeznaczeniem będzie prowadzona działalność lub oddanie do używania na podstawie umowy najmu czy dzierżawy.

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne dotyczące środków trwałych. Składniki majątku o wartości przekraczającej dziesięć tysięcy złotych netto – w przypadku czynnych płatników VAT – wymagają wprowadzenia do ewidencji środków trwałych. Jej sporządzeniem zająć może się biuro rachunkowe, takie jak Kancelaria Professional. Obowiązek ten nie dotyczy składników o wartości mniejszej – wydatek na zakup takiego środka wliczany jest w koszty, wtedy jednak przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia od podatku kosztów amortyzacji. Może on jednak wprowadzić dany środek trwały do ewidencji i dokonywać planowych odpisów lub też zaliczyć do go składnika o niskiej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

Ewidencja wyposażenia

Za wyposażenie przedsiębiorstwa uznać należy rzeczowe składniki majątku, które związane są z prowadzoną działalnością, a które nie zaliczają się do wymienionych w ustawie środków trwałych.

Oznacza to, że wyposażeniem są wszystkie składniki majątku, których planowany czas użytkowania jest krótszy niż rok. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nakazuje umieszczanie w ewidencji wyposażenia składników o wartości przekraczającej tysiąc pięćset złotych netto. Jedynie składniki o wartości niższej nie muszą być ujmowane ani w ewidencji środków trwałych (jeśli mają być użytkowane dłużej niż przez rok), ani w ewidencji wyposażenia.

Problemem będzie sytuacja, gdy okaże się, że wyposażenie będzie użytkowane dłużej niż rok, a czego przedsiębiorca nie przewidział, wpisując składnik do ewidencji. Staje się on wtedy automatycznie środkiem trwałym, co wiąże się z koniecznością korekty kosztów za minione miesiące w postaci odsetek od zaległości w podatku dochodowym.