Usługi notarialne dla działalności gospodarczych w formie spółki

Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółek. Jednak osoby te muszą pamiętać, że sposób prowadzenia tego typu firm różni się od zarządzania standardową działalnością jednoosobową. Chociaż usługi notarialne kojarzą nam się przede wszystkim z kwestiami spadkowymi czy obrotem nieruchomościami, to właśnie pomoc notariusza jest niezbędna spółkom. Kiedy i dlaczego? Wyjaśniamy!

Usługi notarialne dla przedsiębiorców

Każdy z nas może na co dzień potrzebować pomocy notariusza. Z usług notarialnych korzystamy przede wszystkim w sprawach związanych z testamentem, spadkiem, intercyzą, czy sprzedażą lub nabyciem różnego rodzaju nieruchomości. Oprócz osób prywatnych z usług kancelarii notarialnych równie często korzystają przedsiębiorcy, którzy prowadząc własną działalność – nawiązują szereg różnego rodzaju współprac, zawierają umowy, realizują zlecenia czy też dokonują sprzedaży lub zakupu nieruchomości i ruchomości. Oczywiście skorzystanie z usług notarialnych nie jest konieczne w przypadku każdej firmowej transakcji. Niemniej jednak w pewnych sytuacjach akt notarialny stanowi jedyne prawomocne potwierdzenie czynności gospodarczej.

Działalność gospodarcza w formie spółki

Spółki to zgodnie z definicją rodzaj działalności gospodarczej założonej i prowadzonej przez co najmniej dwie osoby fizyczne lub prawne. Ich stworzenie oraz działalność opierają się na statucie bądź umowie, a ich głównym celem jest osiągnięcie jak największego zysku. W Polsce spółki dzieli się przede wszystkim na cywilne, czyli regulowane przez Kodeks Cywilny, oraz handlowe (osobowe i kapitałowe), które porządkowane są na podstawie Kodeksu spółek handlowych.

Z pomocy kancelarii notarialnych zdecydowanie najczęściej muszą korzystać firmy funkcjonujące jako spółki handlowe. W ich przypadku, zgodnie z prawem, większość postanowień dotyczących zarówno założenia, jak i funkcjonowania działalności musi mieć formę aktu notarialnego.

Jakie dokumenty są wymagane do założenia spółki?

Forma notarialna umowy o założeniu działalności jest potrzebna przede wszystkim w przypadku spółek handlowych: komandytowych, komandytowo-akcyjnych, akcyjnych oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Aby zawrzeć pełnoprawną umowę w formie aktu notarialnego, potrzebne są podstawowe dokumenty i informacje dotyczące działalności gospodarczej, takie jak – dane wspólników (osób prawnych i fizycznych), nazwa spółki, siedziba spółki, przedmiot działalności spółki wg PKD, wysokość kapitału zakładowego lub wkładów oraz czas trwania spółki, jeżeli jest określony. Natomiast w przypadku poszczególnych rodzajów spółek dodatkowo niezbędne są:

dla spółek z o.o.:

• informacje o wysokości kapitału zakładowego i sposobu jego pokrycia,

• informacje dotyczące udziałów oraz liczby udziałów przypadających na poszczególnych wspólników,

• wskazanie członków zarządu oraz sposobu reprezentacji spółki.

dla spółek akcyjnych:

• informacje dotyczące akcji (rodzaje akcji, wartość nominalna akcji i ich liczba, czy obejmowane są wkładami pieniężnymi, czy niepieniężnymi, liczba akcji przypadająca na każdego akcjonariusza),

• wskazanie zarządu i rady nadzorczej.

dla spółek komandytowych:

• wymienienie komplementariusza i komandytariusza,

• określenie sumy komandytowej,

• informacja o wkładach wnoszonych przez wspólników,

• wyznaczenie udziału wspólników w zyskach i stratach.

dla spółek komandytowo-akcyjnych:

• wymienienie komplementariusza i akcjonariusza,

• informacja o wkładach wnoszonych przez wspólników,

• wskazanie wysokości kapitału zakładowego oraz sposobu jego zebrania,

• szczegółowe informacje dotyczące akcji i związanych z nimi uprawnień,

• ustalenie sposobu organizacji walnego zgromadzenia i rady nadzorczej.

Zakres czynności notarialnych dla spółek

Z oczywistych względów usługi notarialne są szczególnie ważne na etapie zakładania spółki, gdyż dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że wszelkie formalności oraz cały proces są w pełni zgodne z prawem. Niemniej jednak, jak już zostało wspomniane powyżej, w przypadku niektórych typów spółek, wsparcie kancelarii notarialnej jest niezbędne także na co dzień, a szczególnie, gdy konieczne jest podjęcie ważnych decyzji i czynności dotyczących funkcjonowania działalności. Tak więc czynności notarialne oferowane przez profesjonalne kancelarie, takie jak np. Kancelaria notarialna Pauliny Łukasiewicz w Gdańsku, obejmują również m.in. sporządzanie statutów spółek oraz protokołów ze zgromadzeń, posiedzeń i zebrań, poświadczanie autentyczności podpisu, przygotowywanie pełnomocnictw, obsługa nabywania lub zbywania akcji bądź udziałów, a także sporządzanie dokumentów dotyczących przekształcania przedsiębiorstw w spółki.