Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji upadłych przedsiębiorstw

Kiedy następuje rozwiązanie spółki, będące wynikiem przeprowadzenia procedury likwidacyjnej i po wykreśleniu jej z rejestru, konieczne jest wypełnienie szeregu nałożonych przez prawo obowiązków. Jednym z nich jest obowiązek archiwizacji dokumentów, którą regulują odpowiednie przepisy.

Jak przechowywać dokumenty spółki

-Jak mówi Art. 288 § 3 kodeksu spółek handlowych, księgi i dokumenty spółki należy przechowywać także po jej rozwiązaniu. Odpowiedzialna za nie jest osoba wskazana w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W przypadku, w którym nie ma jasno określonego opiekuna ksiąg i dokumentów, przechowawca zostaje wyznaczony przez sąd rejonowy na wniosek likwidatora lub z urzędu – tłumaczy nasz rozmówca, reprezentujący firmę ACTA NOVA, która zajmuje się przechowywaniem dokumentów.

Przy przechowywaniu dokumentów upadłego przedsiębiorstwa należy przede wszystkim mieć na uwadze wszelkie obowiązki jakie wynikają z ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. Jej 73. artykuł stanowi o tym, że dowody księgowe, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowywać można poza jednostką jedynie wtedy, gdy przekazane zostaną jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Ponadto, art. 76. wyżej wspomnianej ustawy wskazuje, że dokumenty rachunkowe spółki po jej likwidacji przechowywać musi wyznaczona jednostka lub osoba, a o miejscu ich trzymania trzeba poinformować właściwy sąd, bądź inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej, a także urząd skarbowy. Do udzielenia informacji uprawnieni są kierownik, syndyk masy upadłościowej lub likwidator jednostki.

Czas przechowywania wybranych dokumentów

• Roczne sprawozdania finansowe, które zostały zatwierdzone, podlegają trwałemu przechowywaniu.
• Do pięciu lat należy przechowywać dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe,  pozostałe dokumenty i dowody księgowe.
• Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki trzeba przechowywać tak długo, jak wymagają przepisy emerytalne, rentowe oraz podatkowe (nie krócej, niż 5 lat).
• w przypadku dowodów księgowych, które dotyczą wpływów ze sprzedaży detalicznej okres przechowywania trwać musi do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, jednak nie krócej, niż do dnia rozliczenia osób, które sprawują pieczę nad składnikami aktywów objętych sprzedażą detaliczną.
• dowody księgowe związane ze środkami trwałymi w budowie, kredytami, pożyczkami, umowami handlowymi, roszczeniami dochodzonymi w postępowaniu cywilnym bądź objętymi postępowaniem karnym lub podatkowym przechowywać należy przez 5 lat od początku roku, który następuje po roku obrotowym, w którym transakcje, operacje i postępowanie ostatecznie zakończyły się, zostały rozliczone, spłacone lub przedawnione.
• Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym  trzeba przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.