O czym warto pamiętać przy przeprowadzce biura?

Zmiana siedziby firmy to specyficzny czas funkcjonowania organizacji, dotyczący wszystkich pracowników. Cały proces musi być dokładnie zaplanowany i zorganizowany, by przeszedł gładko i sprawnie, bez niepotrzebnego stresu, dezorientacji i przy minimalnym zakłóceniu pracy. Jak więc się do niego przygotować? Jakie kroki podjąć, by przeprowadzka biurowa wiązała się z zachowaniem ciągłości procesów biznesowych? Odpowiedź w poniższym artykule. 

Przygotowanie planu przeprowadzki kluczem do sukcesu

Jednym z najważniejszych elementów przeprowadzki biura jest jej dokładne zaplanowanie. Dobrze rozpisany harmonogram pozwoli na uniknięcie chaosu, który w takim przypadku jest absolutnie niewskazany. Plan relokacji warto wykonać z dużym wyprzedzeniem czasowym – w przypadku tak dużego przedsięwzięcia prawie zawsze jest go za mało. Dobrze uwzględnić w nim ewentualne opóźnienia i przesunięcia, dzięki czemu późniejszy etap przeprowadzki będzie mniej stresujący. 

Zapytaliśmy eksperta z firmyAkces Przeprowadzki w Warszawie, od wielu lat zajmującej się kompleksową organizacją przeprowadzek, co jeszcze jest istotne przy tego typu planowaniu:

Przydatnym rozwiązaniem jest przygotowanie dokładnej listy rzeczy, które należy przewieźć w nowe miejsce. W porównaniu do prywatnej przeprowadzki taki spis powinien być bardziej uporządkowany, można więc podzielić go według rozmieszczenia biura lub według stanowisk pracowniczych. Tego typu zabieg ułatwi pracę zarówno firmie przeprowadzkowej, jak i lepiej zorganizuje pracowników. 

Informowanie pracowników o każdym etapie przeprowadzki 

Przeprowadzka dotyczy całej firmy, wiec wszyscy pracownicy powinni zostać o niej poinformowani odpowiednio wcześniej. Warto wziąć pod uwagę nieobecności spowodowane, chociażby urlopami oraz fakt, iż niektórzy zdążyli się przywiązać do swojego miejsca pracy i będą musieli oswoić się z myślą o zmianie. Umożliwi to zaplanowanie im działań związanych z relokacją bez zaniedbywania obowiązków służbowych. Na przegląd dokumentów i ich spakowanie, wyrzucenie starych, niepotrzebnych rzeczy bądź zabranie przedmiotów osobistych potrzeba trochę czasu. To także bardzo ważne, by pracownicy na bieżąco byli informowani o postępach w przeprowadzce. Poczują się wówczas ważną częścią organizacji. 

Bez firmy przeprowadzkowej się nie obędzie 

Nie ma się co oszukiwać – przeprowadzka biura w Warszawie bez pomocy doświadczonych fachowców może mieć różny finał. W przypadku takiego przedsięwzięcia warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy przeprowadzkowej. Wówczas to ona zajmuje się pakowaniem sprzętu i wyposażenia, transportem, ewentualnym demontażem i montażem mebli, bez ingerencji w pracę biura. Skorzystanie z tego typu pomocy to gwarancja efektywnej i sprawnej przeprowadzki, która nie zaburza wydajności firmy.