Cechy dobrej sali konferencyjnej

Wyobraźmy sobie idealne spotkanie biznesowe lub szkoleniowe. W jakim miejscu powinno się odbywać i co jest najważniejsze? Jeżeli nie chcemy organizować ważnych spotkań w pobliskiej kawiarni czy własnym biurze, warto rozważyć wynajęcie odpowiedniej sali konferencyjnej. Zapraszamy do lektury naszego artykułu, w którym podpowiadamy, jak wybrać dobrą salę konferencyjną.

Bezproblemowy i komfortowy przebieg wydarzenia

Organizacja spotkań biznesowych oraz szkoleń powinna przebiegać płynnie i bez zarzutu. Podstawą jest odpowiednia sala konferencyjna. To ona dużo mówi o podejściu do tematu samego organizatora. Na co więc koniecznie zwracać uwagę?

Aby konferencja przebiegała profesjonalnie, sala powinna być odpowiednio wyposażona – posiadać dobry sprzęt multimedialny: wysokiej klasy projektory, ekrany i łatwe w sterowaniu, dostosowane do przeprowadzania prezentacji oświetlenie. Dla uzyskania odpowiedniej jakości obrazu na ekranach bardzo istotne jest także wyposażenie sali w systemy zaciemniające. Dla utrzymania wysokiego komfortu wszystkich uczestników wydarzenia, sala powinna mieć również klimatyzację. Zwróćmy także uwagę na nagłośnienie, które powinno być dopasowane do warunków akustycznych pomieszczenia. Niezwykle ważny jest dostęp do szybkiego internetu bezprzewodowego. W zależności od potrzeb niezbędne mogą okazać się sprzęty typu odtwarzacz DVD czy Blu-ray, a nawet telewizja naziemna czy satelitarna.

Dobra sala konferencyjna musi być odpowiednio dopasowana do liczby uczestników pod względem wielkości. Zbyt mała powierzchnia sprawi, że uczestnicy będą się czuli niekomfortowo. Zbyt duża zaś może sprawiać wrażenie, że wydarzenie nie cieszy się zainteresowaniem i zgromadziliśmy małą ilość uczestników. Przy dużej sali, warto zwrócić uwagę na wyposażenie w mikrofony bezprzewodowe, które ułatwią nam komunikację z uczestnikami w czasie sesji pytań czy dyskusji. W zależności od charakteru spotkania warto zadbać również o to, a by wynajmowana przez nas sala miała możliwość odpowiedniej adaptacji przestrzeni – układu stołów czy miejsc siedzących. Inne wymagania będziemy bowiem mieli wobec sali przeznaczonej na spotkanie o charakterze wykładu, inne wobec szkoleń warsztatowych, debat czy dyskusji w grupach.

Odpowiednia oferta gastronomiczna to równie istotny aspekt spotkania biznesowego, szkoleniowego czy konferencji. Każde dłuższe wydarzenie wymaga przerw, w trakcie których warto zagwarantować uczestnikom napoje i przekąski. Menu powinno być dobrane do charakteru wydarzenia, uniwersalne, ale także zróżnicowane, zawierające propozycje słone, słodkie, owocowe, fit, bezglutenowe czy wegetariańskie.

Komfort i atrakcje dla gości przyjezdnych

Jeśli prelegenci i inni uczestnicy spotkania przyjadą na konferencję z innego miasta, pamiętajmy o tym, że o prestiżu spotkania decyduje także jego lokalizacja i wygoda naszych gości. Warto wynająć salę konferencyjną w obiekcie hotelowym i zagwarantować w ten sposób odpoczynek po intensywnym dniu pracy. Dla zmotoryzowanych gości ważna będzie możliwość bezproblemowego zaparkowania i bezpiecznego pozostawienia auta na czas pobytu w obiekcie.

Jak mówi specjalista z Vanilla Aparthotel, sukces wielu spotkań biznesowych i konferencji zależy także od tego, jak zorganizowany jest czas wolny wokół nich. Eksperci z tego hotelu, doświadczeni w organizowaniu wszelkiego rodzaju eventów i przyjęć firmowych, są w stanie zapewnić odpowiednio dostosowane atrakcje, pokazy, bankiety czy eleganckie kolacje, połączone z degustacją cygar i najlepszych alkoholi, a także warsztaty integrujące, również outdoorowe. Czas wolny, to także okazja dla zamiejscowych gości do poznania miejscowych atrakcji turystycznych. Goście Aparthotelu Vanilla mieszczącego się w Krakowie, mogą cieszyć się nie tylko terenami rekreacyjnymi, takimi jak Zalew Zakrzówek, Skałki Twardowskiego czy Lasy Tynieckie, ale ze względu na świetne położenie hotelu, mają także możliwość szybkiego dotarcia do głównych atrakcji Krakowa, takich jak Zamek Królewski na Wawelu, Rynek Główny czy Sukiennice.

Zorganizowanie spotkania biznesowego czy szkoleniowego w idealnej sali konferencyjnej w połączeniu z odpowiednią lokalizacją spotkania i dodatkowymi atrakcjami, to gwarancja sukcesu i niezapomnianych wrażeń dla naszych gości.