Google Workspace – co to jest i jak działa? Oto kluczowe funkcje usługi

Google Workspace to umieszczony w chmurze pakiet aplikacji służących do pracy i komunikacji w firmie. Szczególnie dobrze sprawdza się w zespołach działających zdalnie lub hybrydowo. Usługa dostępna jest w modelu subskrypcyjnym, a wersje pakietów zostały zbudowane w taki sposób, aby każde przedsiębiorstwo znalazło tu coś dla siebie.

Producent podkreśla, że tworząc Google Workspace, skupił się na tym, aby w jednym miejscu zebrać wszystkie narzędzia, których zespoły potrzebują do efektywnego działania. Ale zwiększanie produktywności to nie jedyna cecha usługi – pakiet naszpikowany jest również funkcjami pozwalającymi trzymać pieczę nad bezpieczeństwem firmowych danych.

Co to jest Google Workspace

Google Workspace to obszerny pakiet profesjonalnych aplikacji dostępnych w ramach jednej, wygodnej subskrypcji. Jego głównym wyróżnikiem jest to, że działa w chmurze, co oznacza, że użytkownicy mają do niego dostęp z dowolnego urządzenia, na którym mogą zalogować się do usługi.

W skład pakietu wchodzą m.in. programy biurowe (Arkusze, Dokumenty, Formularze, Prezentacje), profesjonalna poczta w firmowej domenie (Gmail), narzędzia do komunikacji (Chat, Meet), aplikacja do organizacji pracy (Kalendarz) czy przestrzeń dyskowa w chmurze (Dysk). Oprócz tego znajdziemy tu takie programy jak: Currents, Jamboard, Keep i Witryny.

Google Workspace – cena

Google Workspace oparty jest na modelu subskrypcyjnym, a ceny pakietów są dostosowane do liczby zatrudnianych pracowników. Usługę łatwo można więc skalować. W podstawowym planie (Business Starter) cena pakietu wynosi 23 zł miesięcznie na użytkownika. Zaś pakiety Business Standard i Business Plus są droższe (odpowiednio 46 zł oraz 69 zł miesięcznie na użytkownika w planie rocznym). Najwyższy plan, Enterprise, powstał z myślą o korporacjach, a warunki świadczenia usługi są tu ustalane indywidualnie.

Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te ceny można obniżyć. W jaki sposób? Zamiast kupować pakiet bezpośrednio w Google, należy skontaktować się z krajowym partnerem amerykańskiego giganta. Brzmi jak niepotrzebny pośrednik? Nie tym razem!

Aby lepiej zadbać o swoich klientów, Google stworzyło sieć partnerów wspierających lokalne podmioty. Na polskim rynku przykładem jest FOTC, wrocławska firma, która – oprócz zniżek – oferuje swoim klientom wsparcie w języku polskim i dłuższy czas na testowanie usługi. Warto więc sprawdzić, jak będą kształtować się ceny poszczególnych planów, jeśli zdecydujesz się na zakup Google Workspace w FOTC.

Najważniejsze możliwości usługi

Pakiet aplikacji od Google ma tak wiele funkcji, że nie sposób ich omówić w krótkim artykule. Ale przyjrzyjmy się choć pobieżnie możliwościom, na które warto zwrócić szczególną uwagę przy wyborze zestawu narzędzi dla swojej firmy.

Gmail w firmowej odsłonie

W omawianym zestawie aplikacji poczta Gmail dostępna jest w profesjonalnej, rozszerzonej odsłonie. Skrzynka dla firm umożliwia m.in. stworzenie adresu we własnej domenie (np. imięnazwisko@nazwafirmy.pl) i ustawienie nawet 30 aliasów. Gmail dla firm cechuje się również dodatkowymi zabezpieczeniami przed atakami hakerów oraz bardzo skutecznymi filtrami antyspamowymi.

Duża przestrzeń na Dysku

Każdy użytkownik Google Workspace – w zależności od pakietu – ma do dyspozycji od 30 GB do 5 TB miejsca na dysku. Jedną z największych zalet przechowywania plików w chmurze jest to, że są one dostępne z każdego urządzenia z dostępem do Internetu, na którym można zalogować się na konto Google. Druga sprawa to bezpieczeństwo – przechowując pliki poza lokalnym dyskiem komputera, masz pewność, że Twoje dane będą chronione nawet wtedy, kiedy firmowy sprzęt zostanie skradziony lub ulegnie uszkodzeniu.

Narzędzia do komunikacji

Jedną z największych przewag konkurencyjnych Google Workspace jest wspieranie komunikacji między członkami zespołu. Do bezpośredniego kontaktu służą im takie narzędzia jak komunikator tekstowy (Chat) oraz aplikacja do spotkań online (Meet).

Co ważne, wszystkie aplikacje tworzące Google Workspace są ze sobą powiązane. Przykładem niech będzie możliwość stworzenia pliku na dysku w chmurze, udostępnienia go innym członkom zespołu, automatyczne powiadomienie ich o tym pocztą, a następnie wspólne edytowanie dokumentu w czasie rzeczywistym przez osoby, które mogą być od siebie oddalone nawet o setki kilometrów.

Bezpieczeństwo

I na koniec jeszcze jedna cecha, na którą warto zwrócić szczególną uwagę – bezpieczeństwo. Google dba to, aby zatrudniani przez nich inżynierowie przez 24 godziny na dobę chronili konta klientów korzystających z usługi. Dzięki temu Google Cloud jest doskonale zabezpieczoną chmurą, co potwierdzają niezależne certyfikaty (np. ISO 27001, ISO 27018, SOC 3 czy FedRAMP).