Kto musi prowadzić ewidencję środków trwałych?

Prowadzenie własnego biznesu to nie lada wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. Każda osoba, która założyła i prowadzi działalność gospodarczą, zobowiązana jest do rejestrowania zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w celach jej prowadzenia. Fachowo działanie takie nazywa się ewidencją środków trwałych. Kto ma obowiązek jej prowadzenia? Tego dowiesz się z poniższego artykułu.

 

Czym jest ewidencja środków trwałych?

Każdy przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów i wykorzystujący w działalności gospodarczej środki trwałe jest zobowiązany do prowadzenia ich ewidencji. Dokument ten obejmuje rzeczowe składniki majątku związane z działalnością firmy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencję środków trwałych muszą prowadzić: 

• osoby fizyczne,
• spółki cywilne,
• spółki jawne,
• spółki partnerskie,
• przedsiębiorstwa w spadku.

Według wyżej wymienionego rozporządzenia obowiązek ten mają zarówno przedsiębiorcy, którzy rozliczają się poprzez prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, jak i na podstawie ryczałtu. 

Należy jednak pamiętać, że nie każdy przedsiębiorca korzysta ze środków trwałych w swojej działalności. Środkami trwałymi są jedynie składniki majątkowe podlegające amortyzacji. Są to przede wszystkim maszyny, urządzenia, środki transportu, budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością. Ponadto środki trwałe powinny być wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością albo oddane do użytkowania na podstawie odpowiedniej umowy. 

 

Co wchodzi w skład ewidencji środków trwałych?

Aby ewidencja środków trwałych była prowadzona prawidłowo, należy zadbać o odpowiedni program lub zlecić jej sporządzenie profesjonalistom. Dzięki temu dokument ten będzie przejrzysty i czytelny. Prowadzeniem ewidencji zajmuje się między innymi Biuro Rachunkowe mgr inż. Jolanty Krzyształowskiej. 

Dokument, w którym zawarty będzie wykaz wszystkich środków trwałych przedsiębiorstwa, składa się z kilku elementów. Poza nazwami sprzętów, urządzeń, maszyn czy budynków są to:

• liczba porządkowa,
• data nabycia danego przedmiotu,
• data przyjęcia przedmiotu do używania, 
• rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie, 
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, 
• wartość przedmiotu, 
• stawka amortyzacyjna,
• kwota odpisu amortyzacyjnego.

Podczas przygotowywania ewidencji środków trwałych należy wykazać się przede wszystkim skrupulatnością i rozwagą. Każdy błąd może bowiem oznaczać stratę dla firmy.