Kiedy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Kiedy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Posiadanie kasy fiskalnej staje się obowiązkiem coraz większej ilości przedsiębiorców. Dzieje się tak dlatego, że grupa transakcji, które muszą być rejestrowane przy jej użyciu, jest stale poszerzana. Zastanawiasz się, czy zakładając firmę, będziesz musiał kupić kasę fiskalną? Chcesz wiedzieć, kto jest zwolniony z jej posiadania? Sprawdź nasz poradnik – zobacz, kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa i jak wygląda procedura jej rejestracji.

Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Zgodnie z ustawą o VAT podatnicy są zobowiązani do stosowania kas rejestrujących, jeśli prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Według rozporządzenia Ministra Finansów w sytuacji, gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży nie przekroczyła 20 000 zł, podatnicy są zwolnieni z obowiązku stosowania kas do końca obecnego roku. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podatników, którzy w tym roku dopiero rozpoczęli prowadzenie działalności, limit zwolnienia będzie obliczany proporcjonalnie do okresu jej wykonywania.

Ze względu na rodzaj działalności obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest nakładany na przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w zakresie:

  • dostawy: gazu płynnego, niektórych części samochodowych, sprzętu  radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, sprzętu fotograficznego, wyrobów z metali szlachetnych, perfum i wód toaletowych, wyrobów tytoniowych i alkoholowych, paliw silnikowych, nośników danych cyfrowych i analogowych (z pewnymi wyłączeniami)
  • świadczenia usług: w zakresie wymiany walut, przewozów pasażerskich, badań i przeglądów technicznych pojazdów, wymiany opon, doradztwa podatkowego, prawniczych, w zakresie opieki medycznej, usług gastronomicznych, fryzjerskich i kosmetycznych oraz związanych z rozrywką i rekreacją (z pewnymi wyłączeniami)

Kogo obejmują zwolnienia z obowiązku posiadania kasy?

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży dotyczą tylko ściśle określonych czynności. Jeśli podatnik osiąga dochody ze sprzedaży jedynie takich czynności, jest wówczas zwolniony z ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jednak w sytuacji, gdy w grę wchodzą czynności zwolnione, jak i te nie podlegające zwolnieniu, należy pamiętać, że zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przysługuje pod warunkiem, że udział obrotów uzyskanych ze sprzedaży zwolnionej w obrotach ogółem był w poprzednim roku wyższy niż 80%.

Zwolnienia przedmiotowe dotyczą między innymi:

  • dostawy towarów w systemie wysyłkowym
  • usług pocztowych i kurierskich
  • usług w zakresie noclegów świadczonych przez obiekty hotelowe
  • usług telekomunikacyjnych
  • usług finansowych i ubezpieczeniowych (z wyłączeniem wymiany walut)
  • usług w zakresie edukacji (z wyłączeniem szkół nauki jazdy, szkół tańca i pozaszkolnych form edukacji sportowej)

Przepisy przewidują także zwolnienia ze względu na wysokość obrotów. Dotyczą one tych firm, których obroty ze sprzedaży w danym roku nie przekroczyły kwoty 20 000 zł. Jeśli dochód podatnika przekroczy tą kwotę, zwolnienie ustaje w ciągu 2 miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym wystąpiło przekroczenie.

Jakie obowiązki ma przedsiębiorca, który posiada kasę fiskalną?

Jeśli posiadasz kasę fiskalną, musisz liczyć się z kilkoma obowiązkami. Jednym z nich jest zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego. Powinieneś zrobić to jeszcze przed jej zakupem – w urzędzie masz obowiązek podania informacji o ilości kas, które będziesz kupował, planowanym miejscu ich instalacji i dacie rozpoczęcia ewidencji sprzedaży za ich pomocą.

Po zakupie kasy należy zlecić jej fiskalizację. Tą usługę może wykonać tylko uprawniony do tego serwis. Aby usprawnić działania, najlepiej jest podpisać umowę przewidującą obsługę wszystkich kas przez ten sam podmiot. Dane serwisanta należy przekazać do urzędu skarbowego. Wówczas otrzymamy numer identyfikacyjny, który musimy nanieść trwale na kasę fiskalną.

Obowiązkiem właściciela kasy fiskalnej jest również archiwizacja kopii paragonów przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został on wydrukowany. Sposób archiwizacji jest zależny od modelu kasy, który kupimy – możemy wykonywać ją w formie elektronicznej (w ten sposób zapłacimy więcej za kasę fiskalną, ale później będzie ona tańsza w użytku) lub papierowej (wówczas koszt zakupu kasy fiskalnej będzie niższy, ale zwiększają się koszty jej eksploatacji).

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami należy przynajmniej co 2 lata zlecić przegląd techniczny kasy fiskalnej, który polega na konserwacji urządzenia i eliminacji ewentualnych usterek. Takiego przeglądu dokonuje uprawniony serwis. Musimy jednak pamiętać, aby zlecić go w odpowiednim czasie.

Ostatnim z obowiązków, o którym musisz pamiętać, jeśli posiadasz kasę fiskalną, jest przechowywanie tzw. książki serwisowej. Jest to dokument zawierający informacje o kasie – jej modelu, numerze fabrycznym, numerze ewidencyjnym i jej producencie. Taka książka może okazać się przydatna dla serwisanta, może się również zdarzyć, że dostępu do niej będzie potrzebował urząd skarbowy.

Podziel się