W jaki sposób ewidencjonuje się środki trwałe w firmie?

Przy prowadzeniu KPiR w przedsiębiorstwie konieczne jest równie dokonywanie ewidencji środków trwałych, czyli niektórych składników majątku, służących działaniu firmy. Działanie polega na dokonywaniu wpisów określających nabyty lub wytworzony środek wraz z m.in. jego wartością początkową. Jej określenie zależy od okoliczności, w jakich aktyw trafił w posiadanie przedsiębiorstwa.

Definicja środków trwałych

W majątku firmowym pojęcie odnosi się do składników, które są własnością bądź współwłasnością właściciela. Wykorzystuje się je do prowadzenia działalności gospodarczej, ich wartość jest większa niż dziesięć tysięcy złotych i przewidywany okres eksploatacji wynosi więcej niż jeden rok. Ponadto uznaje się za nie tego rodzaju aktywa, które są kompletne oraz zdatne do użytku. W ten sposób można do nich zaliczyć między innymi wszelkiego rodzaju nieruchomości oraz prawa do nich, maszyny, inwentarz żywy, środki transportu. Mogą one być przedmiotem umowy najmu lub dzierżawy, jednakże tylko jedna ze stron może je wtedy zapisać na poczet środków trwałych.

Obowiązek ewidencji

Konieczność jej prowadzenia leży po stronie tych podmiotów gospodarczych, które prowadzą także w ramach księgowości księgę przychodów i rozchodów. Mowa tutaj o osobach fizycznych, spółkach jawnych, partnerskich oraz cywilnych. Tego rodzaju wykaz stanowi podstawę do dokonywania odpisów amortyzacyjnych, aby te mogły być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów. W ramach ewidencji środków trwałych, której prowadzenie można zlecić na przykład biurze rachunkowemu Jacka Zembatego, poszczególnych wpisów dokonuje się najpóźniej w miesiącu, gdy rozpocznie się użytkowanie danego aktywa i na podstawie dokumentów obrazujących jego wartość początkową. Taki zapis, aby był kompletny, musi uwzględniać następujące informacje:

• liczbę porządkową,
• datę nabycia,
• datę rozpoczęcia użytkowania,
• wskazanie dokumentu nabycia,
• określenie środka trwałego,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową,
• stawkę amortyzacyjną,
• kwotę aktualnego i kolejnych odpisów amortyzacyjnych,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia,
• datę likwidacji z podaniem przyczyny.

Określenie wartości początkowej

W ramach prowadzenia ewidencji środków trwałych konieczne jest ustalenie ich wartości początkowej. Wbrew pozorom nie jest to trudne, gdyż stanowi sumę ceny zakupu środka trwałego oraz koszty poniesione w związku transportem, montażem, załadunkiem i wyładunkiem, opłatami skarbowymi etc., pomniejszone o stawkę należnego podatku VAT. W przypadku samodzielnego wytworzenia aktywów są to łączne koszty związane z koniecznością jego wytworzenia z pominięciem pracy przedsiębiorcy, jego najbliższej rodziny i wydatków zarządu. W sytuacji pojawienia się środka trwałego na drodze spadku lub darowizny należy określić ją na podstawie wartości rynkowej podobnych aktywów bądź skorzystać z pomocy rzeczoznawcy.

Warto również zaznaczyć, że wartość początkowa w okresie użytkowania może ulegać zmianie. Dzieje się tak w przypadku ulepszenia dobra – w takim przypadku wzrasta o cenę zakupionych środków do jego rozbudowy, przebudowy lub remontu, o ile ich łączna cena w całym roku podatkowym przekroczy dziesięć tysięcy złotych. Z kolei, jeśli nastąpi trwałe odłączenie części składowej, czyli składającej się na konstrukcję lub będącej elementem koniecznym do eksploatacji, to wartość początkowa maleje. Jej pomniejszenie następuje o różnicę nabycia części a sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych.