Rejestracja działalności gospodarczej - procedury formalne

Rejestracja działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z koniecznością dopełnienia procedur formalnych. Tylko przejście przez cały proces rejestracji pozwala założyć działającą zgodnie z prawem firmę. Na jakie formalności powinien być przygotowany każdy przyszły przedsiębiorca? W naszym artykule prezentujemy szczegółową instrukcję działań wymaganych przepisami prawa.

 

Krok 1: Rejestracja firmy w CEIDG

Pierwszym krokiem jest rejestracja zamiaru prowadzenia działalności gospodarczej i złożenie formularza CEIDG-1, będącego wnioskiem o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Złożenie wniosku jest jednocześnie zgłoszeniem do:

• Urzędu Statystycznego, gdzie nadawany jest REGON,

• Urzędu Skarbowego, gdzie przedsiębiorca uzyskuje NIP, a jego działalność zostaje zarejestrowana w US,

• ZUS/KRUS, celem zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.

Wniosek CEIDG-1 należy złożyć w wersji papierowej, osobiście lub listem poleconym we właściwym Urzędzie Gminy. List polecony wymaga opatrzenia go własnoręcznym podpisem wnioskodawcy, potwierdzonym przez notariusza.  Można również złożyć wniosek online, wchodząc na stronę internetową www.ceidg.gov.pl

Rejestracja wniosku CEIDG-1 nie wiąże się z żadnymi opłatami, a przedsiębiorca może podjąć działalność w dniu złożenia wniosku o wpis. Chociaż wniosek jest jednoczesnym zgłoszeniem do US, ZUS i KRUS, przedsiębiorca powinien pamiętać o dodatkowej wizycie w tych instytucjach, celem m.in. rejestracji do podatku VAT – mówi nasz ekspert z biura rachunkowego Astron w Lublinie. 

 

Krok 2: Wybranie pieczątki firmowej i założenie konta bankowego

Pieczątka firmowa jest niezbędnym elementem w zbiurokratyzowanym świecie prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ pozwala m.in. dokumentować zawierane transakcje czy zatwierdzać operacje bankowe. Powinna się na niej znaleźć pełna nazwy firmy, dane teleadresowe, NIP oraz REGON. Koszt jej wyrobienia może się wahać od 20 do 50 zł brutto.

Pieczątkę firmową należy posiadać już w momencie zakładania konta bankowego. Przedsiębiorca, który ją wyrobił, może udać się do banku i otworzyć rachunek firmowy. We wniosku podaje podstawowe dane, w tym nazwę firmy, adres oraz numery identyfikacyjne. Należy wziąć ze sobą również dowód osobisty, ksero wpisu do ewidencji oraz ksero nadania numeru REGON.

Jak wybrać bank? Przed podjęciem decyzji konieczne jest sprawdzenie wysokości opłat za prowadzenie rachunku i operacje, które będziemy na nim podejmować. Warto również zapytać o możliwość obsługi konta przez internet, a także o liczę oddziałów i bankomatów w Polsce. O założeniu konta trzeba poinformować US i ZUS, wysyłając stosowne formularze aktualizacyjne.

Ważne! W przypadku prowadzenia działalności przedsiębiorca ma możliwość posługiwania się kontem osobistym lub płacenia gotówką. Obowiązek używania firmowego konta dotyczy transakcji, których wartość jest wyższa niż 15 000 euro (bez względu na liczbę płatności).

 

Krok 3: Wizyta w Urzędzie Skarbowym

Złożenie wniosku do CEIDG jest jednoczesnym zgłoszeniem do Urzędu Skarbowego celem uzyskania numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Numer jest nadawany podatnikowi będącemu osobą fizyczną na całe życia. Co za tym idzie osoba, która rozpoczyna działalność gospodarczą, a już wcześniej posługiwała się numerem NIP, nie otrzymuje nowego numeru. Musi jednak zaktualizować dane zawarte w pierwotnym wniosku. Od momentu założenia firmy, numer NIP przyznany osobie fizycznej staje się również numerem identyfikacji podatkowej firmy. Osoby, które nie mają numer NIP, składają wypełniony formularz NIP-1, a jeśli już go mają, ale nie pamiętają ciągu cyfr, mogą wystąpić o jego duplikat.

Wizyta w US jest konieczna, aby zadecydować o formie płacenia podatku dochodowego. Przedsiębiorca może płacić podatek dochodowy w formie:

• karty podatkowej,

• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,

• opodatkowania na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej (aktualnie 18 i 32%),

• opodatkowania według jednolitej stawki podatku, tzw. podatek liniowy (aktualnie 19%).

Ponadto trzeba zadeklarować o chęci bycia płatnikiem podatku VAT. Płatnik podatku VAT jest zobowiązany do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego na formularzu VAT-R i uiszczenia opłaty 170 zł. 

Osoby, które nie znają się na zawiłościach prawnych i podatkowych, powinny korzystać z firm zajmujących się obsługą rachunkowości. Otrzymają pomoc nie tylko na etapie zakładania działalności. Biura rachunkowe gwarantują najwyższej jakości, kompleksowe usługi księgowe, pozwalając przedsiębiorcom skupić się na priorytetowych dla nich zadaniach.

 

Krok 4: Wizyta w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych

Podobnie jak w przypadku US, wniosek do CEIDG automatycznie zgłasza przedsiębiorcę do ZUS-u. Jest to jednak jedynie informacja, że powstało nowe przedsiębiorstwo.  Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością samodzielnego odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dlatego należy dopełnić wszelkich formalności i zgłosić siebie (oraz swoich pracowników) jako płatników składek. Przedsiębiorca wypełnia formularz ZFA i formularze ZUA, jeżeli zatrudnia pracowników (i jest to ich jedyne zajęcie, i jedyne miejsce zatrudnienia). Zgłoszenia są bezpłatne i należy ich dokonać w ciągu 7 dni od założenia firmy (lub zatrudnienia kolejnej osoby). Obecna suma składek z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym wynosi 366,63 zł.

 

Krok 5: Rejestracja w Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowej Inspekcji Handlowej i Sanepidzie

Rejestracja w wyżej wymienionych instytucjach zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Jeżeli przedsiębiorca zamierza zatrudnić pracowników, musi zgłosić ten fakt do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz do Sanepidu. Państwowa Inspekcja Pracy daje na zgłoszenie 30 dni od daty rozpoczęcia działalności. W przypadku Sanepidu, termin ten wynosi 14 dni. Z kolei zgłoszenie do  Państwowej Inspekcji Handlowej dotyczy wyłącznie firm, które koncentrują się na produkcji wyrobów i usługach dla ludności, handlu detalicznym oraz gastronomii.

Jeśli mamy wątpliwości lub pytania dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, możemy korzystać z pomocy urzędów i biur rachunkowych, które mają dużą wiedzę na temat zakładania firm i świadczą szereg usług w tym zakresie.