Prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

Księgowość firmy to nie tylko księgi rachunkowe czy też ryczałt ewidencjonowany lub księgi przychodów i rozchodów. Ważna jest również obsługa kadrowo-płacowa oraz sprawozdawczość np. do GUS czy KOBIZE. Dla niektórych podmiotów istotna jest także ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych. Czym ona jest i jakie firmy obligatoryjnie muszą ją prowadzić?

Kto musi prowadzić ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych?

Według przepisów prawa ewidencję środków trwałycEwidencja środków trwałych i nie tylko – co warto wiedzieć? 

h, wartości niematerialnych i prawnych muszą przede wszystkim prowadzić ci podatnicy, którzy wykorzystują w prowadzonej działalności mechanizmy amortyzacji składników majątku. Jest to zaś możliwe dzisiaj przy wyborze księgowości uproszczonej na ustrój podatkowy i przeznaczonych dla niej ksiąg przychodów i rozchodów (KPiR). Stanowi o tym rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podkreślić przy tym warto, że obowiązek prowadzenia ewidencji mają zarówno osoby fizyczne rozliczające się w ramach KPiR, jak i też przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne i cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Czym są środki trwałe, a czym wartości niematerialne i prawne?

Za środki trwałe uznaje się budynki i inne nieruchomości, lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia, wyposażenie biurowe, a także pojazdy i pozostałe środki transportu. Oprócz tego za środki trwałe uznaje się różnego rodzaju cenne przedmioty. Panuje przy tym jedno ważne założenie – za środki trwałe uznaje się te składniki, których okres używania jest dłuższy niż rok. Istotne jest także to, by były one związane z prowadzoną przez podatnika działalnością. Mogą one być też oddane do używania na podstawie umów dzierżawy czy najmu. Czym zaś są wartości niematerialne i prawne?

Za wartości niematerialne i prawne uznaje się zaś aktywa trwałe i prawa majątkowe, które nadają się do gospodarczego wykorzystania. Mogą to być zatem prawa autorskie, know-how, patenty, znaki towarowe, programy komputerowe, a nawet koszty prac rozwojowych. Za wartość niematerialną i prawną uznaje się także koncesje i licencje oraz tzw. goodwill, czyli wartość wizerunkową firmy.

Na czym polega prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych?

Zapisy dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w odpowiedniej ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania. Sam spis może być prowadzony zarówno w formie papierowej, ja i elektronicznej z założeniem, iż dokumenty muszą być łatwe w odczytaniu przez organ kontrolny. Muszą być też dobrze zabezpieczone przed zniszczeniem, utratą czy wyciekiem.

O bezpieczeństwo tajemnic firmowych zawsze przy zleceniach dba Dariusz Zakrzewski z Biura rachunkowego MIKAL.PL, z którym warto współpracować przy konieczności prowadzenia księgowości uproszczonej. To właśnie przy niej ważne są opisywane ewidencje, które muszą składać się na kilkanaście ważnych elementów:

• liczbę porządkową, datę nabycia, datę przyjęcia do używania,
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
• wartość początkową, stawkę amortyzacyjną,
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy,
• zaktualizowaną wartość początkową i zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.