Outsourcing prac biurowych – poznaj jego zakres

Dynamiczny rozwój sektora usługowego prowadzi do zjawiska szerokiej cyfryzacji firm. To zaś stwarza szerokie pole dla wykształcania się nowych i niebywale potrzebnych usług outsourcingowych. Skupiają się one na obsłudze procesów pobocznych w przedsiębiorstwach tak, by te mogły skoncentrować się na tzw. procesach głównych. Przykładem zewnętrznej obsługi dla firm jest księgowość oferowana przez biura rachunkowe. Stosunkowo nowymi usługami są też te związane z wirtualną asystą przedsiębiorców. Jaki jest zakres takiego outsourcingu?

Czym jest outsourcing prac biurowych?

Każda firma niezależnie od tego, czy prowadzi działalność handlową, czy też produkcyjną i usługową, potrzebuje obsługi swoich procesów pobocznych. Wśród nich najważniejsze jest bieżące prowadzenie biura, które nie należy do zadań łatwych. Istotne jest bowiem przy tym dobre zorganizowanie pracy, wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania (np. systemów ERP i CRM, elektronicznych podpisów AUTENTI), a także nowoczesnych modeli zarządzania. Wszystko po to, by nie doprowadzić do zaległości w przygotowywaniu ważnej dokumentacji oraz by podtrzymać najwyższy standard w relacjach z klientami, kontrahentami czy nawet organami kontrolnymi. Nic zatem dziwnego, że obecnie wiele firm szuka sposobów na usprawnianie pracy swoich biur. Tu z pomocą przychodzą wirtualni asystenci, którzy świadczą zewnętrzne prace biurowe. Na czym one polegają?

Klienci takich pracowni mogą postawić na stałe lub doraźne usługi w ramach współpracy z wirtualną asystentką bądź asystentem.  Rozwiązanie to idealne jest dla przedsiębiorstw, które chcą w 100% skoncentrować się na swoich procesach głównych – np. produkcji. Wirtualny sekretariat prowadzony w ramach usług zdalnych świetnie sprawdza się też dla warsztatów samochodowych, pracowni stolarskich, zakładów fryzjerskich czy salonów kosmetycznych. Wykorzystać go może każda firma niezależnie od profilu działalności, liczby zatrudnionych pracowników oraz osiąganych przychodów. Na wsparcie liczyć mogą także osoby prywatne. Wirtualna asystentka przychodzi z pomocą firmom potrzebujących uporządkowania swoich spraw administracyjnych. Warto z jej usług skorzystać w okresie inwentaryzacji, zmiany strategii produktowej przedsiębiorstwa czy w czasie łączenia spółek i ich restrukturyzacji.

Korzyści są zaś bardzo duże i wiążą się m.in. z oszczędnością. Firma korzystająca z usług wirtualnego sekretariatu nie musi posiadać własnego biura, sprzętu, oprogramowania, a także nie musi zatrudniać pracowników biurowych. Dzięki temu odchodzą koszty dotyczące składek ZUS i innych opłat pracowniczych, a przedsiębiorca może faktury za usługi wirtualnej asysty wliczyć w koszty prowadzenia działalności.

Poznaj zakres usług biurowych online

Usługi biurowe online mogą dotyczyć naprawdę wielu procesów wykonywanych każdego dnia w biurach różnych firm. Wirtualni asystenci – warto zapoznać się z szeroką ofertą Anny Pacek i jej pracowni PRAGMATICOS – pomagają m.in. w administracji i w obsłudze klienta. Liczyć można zatem na prowadzenie skrzynki e-mail, na tworzenie i redagowanie dokumentów, przygotowywanie raportów i prezentacji, przygotowywanie faktur, wprowadzanie danych do systemów IT, a także na prowadzenie polubownej windykacji. Prócz tego wirtualni asystenci mogą w imieniu firmy rezerwować hotele dla pracowników, kupować bilety lotnicze, zamawiać catering, nadawać paczki kurierskie oraz prowadzić zakupy np. materiałów biurowych. Prowadzą i moderują również profile społecznościowe czy też pomagają w prywatnych zadaniach (rezerwacja wizyty u lekarza, rezerwacja wyjazdów, stolików w restauracjach i wiele innych). Każde zlecenie jest inne i dostosowywane jest do potrzeb klienta.

W zakresie szerokich usług wsparcia asystenckiego online z pewnością znaleźć można także organizację eventów, szkoleń i spotkań (z klientami czy kontrahentami), a także wsparcie procesów rekrutacji pracowników. Do niestandardowych działań najlepszych wirtualnych asystentów zaliczyć można też reaserch internetowy (usługi infobrokera), prowadzenie social mediów firmy (moderacja grup, odpowiadanie na komentarze, publikowanie postów, kreowanie kampanii wizerunkowych np. na FB) oraz przygotowywanie grafik do ulotek, broszur i materiałów reklamowych cyfrowych.

Niestandardowe usługi biurowe

Niektóre pracownie outsourcingowych usług biurowych mogą zaproponować również szersze wsparcie. Dla przykładu Anna Pacek – Pragmatyczna Wirtualna Asystentka – oferuje projektowanie i tworzenie CV oraz pełną obsługę swoich klientów w języku francuskim. Tłumaczy tego języka w Polsce jest zaś niewielu, a o stałą współpracę zabiegają często firmy prowadzące handel oraz usługi z krajami francuskojęzycznymi.

Tych na świecie jest bardzo wiele, od Francji począwszy, na Szwajcarii, Kanadzie, krajach afrykańskich oraz Belgii kończąc. Wśród szczególnych klientów tłumaczy języka francuskiego są zaś firmy transportowe, producenci żywności, producenci wyrobów meblarskich, odzieżowych i metaloplastycznych, a także hurtownie materiałów budowlanych. Dzisiaj kontakty biznesowe po francusku ważne są dla każdego rozwijającego się dynamicznie przedsiębiorstwa. Tłumacze współpracują też z firmami z branży IT, outsourcingu finansowego czy nawet z koncernami farmaceutycznymi i producentami motoryzacyjnymi.

Szukając wirtualnego biura czy wirtualnej asystentki warto zatem zwracać uwagę na dodatkową pomoc, jaką mogą zagwarantować takie podmioty.